Tự động hóa quy trình với 5 bước đơn giản

Tự động hóa đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Trên thực tế, tự động hóa đã được áp dụng vào nhiều quy trình sản xuất – kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp và mang lại những hiệu quả đáng kể. Cùng tìm hiểu về quy trình tự động hóa và các bước triển khai hoạt động này trong bài viết dưới đây.

Quy trình tự động hóa là gì?

Quy trình tự động hóa là thuật ngữ chung chỉ quá trình sử dụng hệ thống, công nghệ hoặc phương pháp tự động thay thế cho các hoạt động được thực hiện thủ công bởi con người. Nó bao gồm việc áp dụng các công nghệ như máy móc, robot, cảm biến, hệ thống điều khiển và phần mềm để thực hiện các quy trình một cách tự động và không cần sự can thiệp của con người.

Tự động hóa đảm bảo mọi luồng công việc trong doanh nghiệp được triển khai suôn sẻ mà không có bất kỳ rào cản nào. Tự động hóa quy trình còn cho phép các công ty tập trung vào năng lực cốt lõi của họ thay vì các nhiệm vụ lặp lại hàng ngày. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường sản xuất hiệu quả, tận dụng tối đa nguồn lực doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Hình thức tự động hóa sản xuất nào đang phổ biến?

Lợi ích tự động hóa quy trình 

Tự động hóa mang lại nhiều lợi ích đa dạng cho doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất và kinh doanh:

• Tăng tốc độ và hiệu quả của quy trình sản xuất: Các công việc được thực hiện tự động giúp giảm thiểu thời gian, công sức lao động của con người; từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc theo đúng thời gian định trước.
• Cải thiện chất lượng quy trình: Tự động hóa giúp cải thiện chất lượng quy trình bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Quá trình tự động hoá thường được thiết lập tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn chất lượng nên sẽ giảm thiểu tối đa lỗi thủ công và tăng độ chính xác của quy trình sản xuất.
• Dễ dàng phát hiện nút thắt trong quy trình sản xuất: Tự động hóa cho phép theo dõi và kiểm soát quy trình sản xuất một cách liên tục và chi tiết dựa vào dữ liệu được cung cấp theo thời gian thực (Realtime Data), giúp người vận hành dễ dàng phát hiện ra vấn đề, nút thắt trong quy trình. Khi phát hiện được các vấn đề này, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

Tự động hóa giải quyết “nút thắt cổ chai” trong quy trình

• Tiết kiệm chi phí nhân sự và giải phóng sức lao động: Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào lao động con người và giải phóng sức lao động cho các nhiệm vụ đem lại giá trị trực tiếp cho doanh nghiệp. Công việc được thực hiện tự động sẽ giảm bớt yêu cầu về nhân sự và tiết kiệm chi phí liên quan đến nhân lực (nhân viên bảo trì, IT, kiểm soát chất lượng,…)
• Tăng tính minh bạch: Thông tin về quy trình, tiến độ và kết quả sản xuất/kinh doanh sẽ được thể hiện minh bạch và có thể được truy cập, chia sẻ một cách dễ dàng cho các bên liên quan, làm gia tăng độ uy tín cũng như năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Linh hoạt thích ứng với sự thay đổi: Tự động hóa quy trình mang lại khả năng triển khai nhanh chóng và linh hoạt khi yêu cầu của thị trường thay đổi. Công nghệ và công cụ tự động hóa hiện đại có thể điều chỉnh, cập nhật quy trình mới dễ dàng. Bên cạnh đó, nó cũng có thể mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh. Từ đó giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Năm bước xây dựng quy trình tự động hóa 

Bước 1. Xác định các quy trình sẽ được tự động hóa 

Các quy trình tự động hóa nên có những tính chất sau:

• Thủ công, lặp đi lặp lại
• Được thực hiện bởi nhiều người 
• Yêu cầu độ chính xác về thời điểm sản xuất

Một số quy trình có các tính chất trên bao gồm: Quy trình xử lý đơn hàng, quản lý tài liệu, kiểm soát chất lượng, quản lý nhân sự, phân phối và giao nhận hàng hóa,…

Đọc thêm: Quản lý chất lượng trong sản xuất – Chiến lược cạnh tranh “đường dài” dành cho doanh nghiệp

Bước 2: Xác định mục tiêu của hoạt động tự động hóa quy trình 

Doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi sau:

• Mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp là gì?
• Tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đó như thế nào?
  

Xác định mục tiêu rõ ràng là một bước rất quan trọng để doanh nghiệp định hướng và tạo động lực cho việc tự động hóa. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn quy trình cần tự động hóa phù hợp, phát triển kế hoạch triển khai và tiến tới bước tiếp theo để lựa chọn công cụ triển khai.

Bước 3: Chọn đúng công cụ 

Công cụ để tự động hóa quy trình kinh doanh cần đảm bảo các tiêu chí: 

• Dễ sử dụng, dễ hiểu: Có tài liệu đào tạo đi kèm để có thể dễ dàng triển khai từng bước theo quy trình làm việc hiện tại 
• Có tính linh hoạt và có thể mở rộng/nâng cấp: Công cụ có khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm/phần cứng có sẵn, có thể tùy chỉnh phù hợp với đặc thù loại hình kinh doanh của doanh nghiệp và nâng cấp lâu dài trong tương lai.
• Có khả năng tích hợp với công cụ và dữ liệu hiện có: Đảm bảo rằng các công cụ mới có thể sử dụng dữ liệu hiện có và hoạt động trơn tru với những dữ liệu đó.

ERP – một công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình

Bước 4: Thay đổi phương pháp quản lý

Doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp quản lý nhân viên để tận dụng tối đa lợi ích của quy trình tự động hóa. Các thay đổi bao gồm:

• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên đã hiểu rõ quy trình mới và cách sử dụng công cụ tự động hóa hiệu quả. 
• Thay đổi môi trường làm việc thích hợp: Xây dựng văn hóa cởi mở, sẵn sàng thay đổi, khuyến khích sáng tạo trong công việc, tạo điều kiện để nhân viên thích nghi với công nghệ mới.

Bước 5: Giám sát và đo lường hiệu quả 

Khi quy trình đã được tự động hóa, việc giám sát và đo lường hiệu quả trở thành một bước quan trọng để đảm bảo rằng tự động hóa đạt được các kết quả như dự kiến. Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp sau:

• Thiết lập hệ thống giám sát: Sử dụng các công nghệ, công cụ phù hợp để giám sát quy trình tự động hóa. Theo dõi hoạt động của hệ thống để xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo rằng quy trình hoạt động một cách trơn tru.
• Đo lường chỉ số hiệu suất: Thiết lập các chỉ số hiệu suất quan trọng để đánh giá hiệu quả của quy trình tự động hóa. Các chỉ số này có thể bao gồm thời gian tiết kiệm được, hiệu quả giảm sai sót, độ cải thiện về năng suất/chất lượng dịch vụ,… Đo lường định kỳ và so sánh kết quả với các mục tiêu đã đề ra để đảm bảo rằng tự động hóa mang lại giá trị, hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Xem lại và điều chỉnh: Dựa trên thông tin từ quá trình giám sát và đo lường hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết để cải thiện quy trình tự động hóa. Bước này có thể bao gồm việc tối ưu hóa các quy trình, nâng cấp công nghệ hoặc điều chỉnh quy trình làm việc của nhân viên.

Kết luận 

Trong khi nhu cầu được cung cấp các sản phẩm/dịch vụ chất lượng của khách hàng ngày càng tăng cao, doanh nghiệp cũng cần liên tục đổi mới và tự động hóa quy trình kinh doanh – sản xuất của mình để đáp ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin và nội dung hữu ích cho quý doanh nghiệp.