8 sai lầm khi triển khai ERP doanh nghiệp hay mắc phải và cách phòng tránh

Triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình triển khai, doanh nghiệp thường gặp phải một số sai lầm gây ảnh hưởng tới tiến độ và hiệu quả chung của dự án. Cùng tìm hiểu những sai lầm khi triển khai ERP và cách phòng tránh trong bài viết dưới đây. 

Thiếu nguồn lực là sai lầm thường gặp khi triển khai ERP 

Sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống ERP là chưa chuẩn bị đầy đủ nguồn lực và tài nguyên cần thiết cho quá trình triển khai, khiến cho tiến độ của dự án bị kéo dài, thậm chí có thể dẫn đến nguy cơ thất bại.

Nguồn nhân lực

Thiếu người đứng đầu triển khai dự án: Để một dự án ERP thành công thì không thể thiếu sự dẫn dắt của những người đứng đầu và các nhân sự nòng cốt. Do đó, khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp nên chọn ra các nhân sự chủ chốt, có chuyên môn cao từ các phòng ban khác nhau và giao cho họ các nhiệm vụ phù hợp để hỗ trợ xuyên suốt dự án. Trong thời gian hỗ trợ, khối lượng công việc của những nhân viên này cũng nên được cân đối phù hợp để đảm bảo họ không bị quá tải khi vừa phải giải quyết các công việc ban đầu nằm ngoài dự án, vừa phải thực hiện các nghiệp vụ hỗ trợ triển khai ERP. Nếu thiếu sự góp sức của những người đứng đầu dự án ERP, quá trình triển khai sẽ gặp vô vàn khó khăn, sự giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cũng sẽ xảy ra nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến tiến độ chung. 

Trưởng dự án có nhiệm vụ quan trọng trong quá trình triển khai ERP

Chưa có lộ trình đào tạo và thay đổi phương pháp quản lý: Nhiều doanh nghiệp vẫn đang coi nhẹ sự quan trọng của  hoạt động đào tạo nhân viên và thay đổi phương pháp quản lý trong quá trình triển khai ERP. Để đảm bảo sự thành công của dự án, doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên tham gia đào tạo về hệ thống ERP mới nhằm giúp họ hiểu rõ cách sử dụng hệ thống và những thay đổi trong quy trình làm việc sau khi áp dụng. Ngoài ra, lãnh đạo và những người đứng đầu dự án cũng cần định hướng cho nhân viên thấy được những lợi ích đạt được sau khi áp dụng phần mềm để họ chấp nhận và làm quen với những thay đổi mới trong cách thức làm việc.

Nguồn lực vật chất

Chưa đầu tư cơ sở hạ tầng: Đây là một trong những sai lầm khi triển khai ERP thường gặp nhất hiện nay, đặc biệt là với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP tùy chỉnh theo yêu hay On Premise ERP. Triển khai ERP đòi hỏi một hệ thống cơ sở hạ tầng đủ tốt để đảm bảo hiệu suất và tính sẵn sàng của hệ thống. Nếu cơ sở hạ tầng không đáp ứng yêu cầu thì khả năng cao phần mềm sẽ không thể chạy được hoặc có thể gặp trục trặc trong trong quá trình vận hành.

Thiếu hụt ngân sách triển khai, tiềm lực tài chính: Đảm bảo nguồn lực tài chính ổn định là điều tối quan trọng khi triển khai ERP. Việc ứng dụng  ERP vào trong doanh nghiệp đòi hỏi một khoản đầu tư lớn để mua phần mềm, cài đặt hệ thống, mua sắm máy móc, đào tạo nhân viên và nhiều chi phí khác. Do đó, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ mức chi và chuẩn bị đầy đủ tài chính nếu không muốn dự án phải đối mặt với nguy cơ thất bại. 

Lời khuyên từ ifactory: Để tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện một kế hoạch tài chính chi tiết bao gồm xác định các nguồn tài chính có sẵn và tìm kiếm các nguồn tài chính bổ sung nếu cần thiết. Doanh nghiệp có thể xem xét các phương án tài chính như vay vốn ngân hàng, huy động vốn từ cổ đông hoặc cắt giảm các nguồn lực không cần thiết để tái phân bổ cho việc triển khai ERP.

Tùy chỉnh ERP quá mức

Tùy chỉnh ERP có thể làm cho hệ thống trở nên phức tạp hơn, tăng thêm công việc cho đội ngũ IT, từ đó mở rộng phạm vi của dự án. Thực tế cho thấy rằng, một hệ thống quản lý mạnh mẽ như ERP cũng khó có thể bao phủ hết mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Việc tùy chỉnh ERP theo nhu cầu của doanh nghiệp là cần thiết, nhưng tùy chỉnh quá mức có thể gây rối và làm tăng rủi ro cho quá trình triển khai và bảo trì sau này. 

Tùy chỉnh quá mức gây phản tác dụng, làm chậm quá trình triển khai ERP

Lời khuyên từ ifactory: Cần tập trung vào những tùy chỉnh quan trọng nhất để đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống.

Lựa chọn sai nhà cung cấp

Lựa chọn sai nhà cung cấp cũng là sai lầm khi triển khai ERP thường thấy. Một nhà cung cấp kém chất lượng sẽ không thể đem đến phần mềm ERP phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Sự hạn chế trong khả năng tùy chỉnh và mở rộng phần mềm của nhà cung cấp có thể làm ảnh hưởng đến sự phát triển của hệ thống trong tương lai. 

Bên cạnh đó, nếu không được xử lý sự cố kịp thời khi phần mềm xảy ra vấn đề, thời gian chết (downtime) sẽ tăng lên, dẫn đến gián đoạn hoạt động vận hành và kinh doanh. Trong trường hợp lựa chọn nhà cung cấp không uy tín, doanh nghiệp có nguy cơ phải đối mặt với những rủi ro về bảo mật thông tin nghiêm trọng.

Lời khuyên từ ifactory: Một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP chất lượng:

• Độ uy tín của nhà cung cấp
• Số lượng khách hàng và các dự án nhà cung cấp đã triển khai
• Ngành nghề, lĩnh vực đã triển khai
• Dịch vụ hỗ trợ, bảo trì sau khi triển khai ERP
• Chi phí triển khai phần mềm ERP

Lập kế hoạch sơ sài, không có lộ trình triển khai rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP do quá trình lập kế hoạch sơ sài và thiếu chi tiết. Việc thiếu sót trong kế hoạch có thể dẫn đến chậm tiến độ, đi lệch hướng và không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra. 

Lập kế hoạch thông minh, đầy đủ và chi tiết giúp kế hoạch đi đúng hướng và đẩy nhanh quá trình triển khai

Lời khuyên từ ifactory: Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần dành thời gian nghiên cứu và lập kế hoạch triển khai chi tiết, đảm bảo rằng tất cả các bước và công việc cần thiết được xác định một cách rõ ràng. Chuẩn bị kĩ ngay từ khâu lên ý tưởng, khảo sát nhu cầu của nhân viên và các phòng ban liên quan sẽ giúp kế hoạch bám sát thực tế. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên có một phương án dự phòng cho những trường hợp rủi ro tiềm ẩn xảy ra.

Chưa xác định nhu cầu phù hợp

Khi tìm hiểu về ERP, nhiều doanh nghiệp thường bị hấp dẫn bởi những bản demo ERP “all in one” bao gồm rất nhiều mô đun khác nhau được tích hợp sẵn trong một phần mềm, đi kèm với những ví dụ minh họa về doanh nghiệp thành công điển hình, khiến họ nhanh chóng đưa ra quyết định triển khai phần mềm ERP. Trong khi đó, việc xác định rõ mục tiêu có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không lại chưa được chú trọng. 

Một hệ thống ERP gồm rất nhiều mô đun chức năng, nhưng có các chức năng không thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp thì khi triển khai, không chỉ gây tốn chi phí mà còn khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “quá tải”. Việc không xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP có thể dẫn đến tình trạng hệ thống khi chạy không khớp với yêu cầu. 

Lời khuyên từ ifactory: Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với team triển khai dự án để tiến hành đánh giá chi tiết về những điều doanh nghiệp muốn đạt được khi triển khai ERP và xác định ra các mô đun ERP nào phù hợp. Quá trình đánh giá nhu cầu này có thể bao gồm việc phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại, nhận diện các vấn đề trong quá trình hoạt động và xác định những yêu cầu cụ thể mà ERP cần đáp ứng.

Đọc thêm: Tư vấn ERP: Bước quan trọng để triển khai thành công hệ thống ERP

Lựa chọn sai giữa On Premise ERP và Cloud ERP

Hai hình thức triển khai ERP phổ biến hiện nay là On Premise ERP và Cloud ERP. Tùy thuộc vào nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ERP phù hợp.

Hai hình thức triển khai ERP phổ biến hiện nay là On Premise ERP và Cloud ERP

Đối với triển khai ERP đám mây (Cloud ERP), doanh nghiệp cần đảm bảo rằng kết nối Internet của họ đủ mạnh và ổn định để hỗ trợ việc truy cập, sử dụng hệ thống ERP từ xa. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc có nhu cầu làm việc từ xa. Phương pháp triển khai ERP trên đám mây sẽ giúp doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu vào phần cứng và cơ sở hạ tầng vì mọi thứ được quản lý, lưu trữ trên hạ tầng đám mây của nhà cung cấp ERP.

Trong khi đó, hệ thống ERP tại chỗ (On Premise ERP) đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào máy chủ và phần cứng nội bộ để đảm bảo phần mềm vận hành ổn định. Mô hình này phù hợp cho những doanh nghiệp muốn giữ quyền kiểm soát và yêu cầu tính linh hoạt cao trong việc tùy biến hệ thống ERP theo nhu cầu riêng của họ.

Lời khuyên từ ifactory: Doanh nghiệp cần cân nhắc một số tiêu chí như: nhu cầu tùy chỉnh hệ thống, vấn đề bảo mật thông tin, chi phí,…  để chọn ra giải pháp ERP phù hợp. Nếu cần thiết, hãy tìm sự tư vấn từ chuyên gia hoặc công ty cung cấp dịch vụ ERP để đưa ra quyết định chính xác.

Đọc thêm: Phân Biệt Cloud ERP vs On Premise ERP – Đâu Là Giải Pháp Phù Hợp

Rút ngắn tiến độ triển khai, quá gấp gáp

Các mô đun, tính năng của hệ thống ERP có độ phức tạp cao, bởi vậy khi triển khai trong doanh nghiệp cần một khoảng thời gian tương đối dài. Việc rút ngắn tiến độ triển khai ERP quá nhanh và gấp gáp có thể tạo áp lực lớn cho doanh nghiệp, gây ra nhiều sai sót nghiêm trọng, thậm chí phản tác dụng và tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí hơn. 

Lời khuyên từ ifactory: Để tránh sai lầm này, hãy đảm bảo rằng tiến độ triển khai được xác định một cách hợp lý, dựa trên khả năng và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Nhân viên cũng cần có thời gian để thích nghi làm quen với hệ thống mới, từ đó mới hiểu cũng như tận dụng hết khả năng của ERP trong công việc.

Không vận hành thử trước khi triển khai thực tế 

Một số doanh nghiệp có thói quen chỉ dựa trên trải nghiệm của một vài người dùng thử đã quyết định chạy chính thức phần mềm ERP luôn mà bỏ qua luôn bước vận hành thử (Go live). Tuy nhiên, cách tiếp cận này là hoàn toàn sai. Mỗi doanh nghiệp có môi trường làm việc và quy trình riêng. Do đó, việc vận hành thử là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp và hoạt động tốt trong ngữ cảnh của doanh nghiệp.

Vận hành thử giảm thiểu lỗi xảy ra khi triển khai ERP thực tế

Công việc này giúp doanh nghiệp xác định và khắc phục các lỗi, sự cố tiềm ẩn trước khi triển khai rộng rãi. Bên cạnh đó, việc chạy thử cũng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn về hiệu suất, độ tin cậy của hệ thống ERP, đồng thời tạo cơ hội để đào tạo nhân viên làm quen và điều chỉnh quy trình làm việc.

Tóm lại, để tránh những sai lầm khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên tránh những sai lầm không đáng có ở trên. Những biện pháp này sẽ giúp đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ và mang lại thành công cho doanh nghiệp.