Tư vấn ERP: Bước quan trọng để triển khai thành công hệ thống ERP

Triển khai ERP là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tiến tới mô hình nhà máy thông minh. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong việc triển khai ERP, chưa thể tận dụng hết khả năng vốn có của ERP. Do đó dịch vụ tư vấn ERP ra đời để giải quyết các vấn đề này. Cùng tìm hiểu thêm về dịch vụ này qua bài viết dưới đây.

Mục đích của tư vấn ERP

Tư vấn ERP là dịch vụ hoạch định kế hoạch triển khai ERP do nhà cung cấp giải pháp ERP cung cấp, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm này có thể ứng dụng và triển khai nó một cách hiệu quả.

Trong quá trình tư vấn, nhà cung cấp ERP sẽ làm việc cùng doanh nghiệp để tìm hiểu rõ về những yêu cầu cụ thể cũng như quy mô, hiện trạng, quy trình kinh doanh hiện tại của công ty. Từ đó, nhà cung cấp sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp.

Hoạt động tư vấn ERP thường sẽ bao gồm 5 giai đoạn cơ bản là: 

1. Phân tích yêu cầu: Các chuyên gia tư vấn ERP sẽ làm việc với người quản lý dự án (phía doanh nghiệp) để xác định thực trạng hiện tại, nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian tới. Từ đó tìm ra các vấn đề cần giải quyết và giải pháp phù hợp đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của họ.
2. Triển khai: Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, hai bên sẽ thống nhất đưa ra kế hoạch triển khai cụ thể bao gồm các nội dung về: chức năng của phần mềm, nguồn lực tham gia và thời gian thực hiện,… Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai ERP và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. 
3. Tùy chỉnh phần mềm: Sau quá trình thảo luận và thống nhất, nhà cung cấp giải pháp ERP sẽ tùy biến phần mềm đúng theo yêu cầu của khách hàng.
4. Quản lý dự án triển khai: Đảm bảo rằng quá trình triển khai ERP được thực hiện đúng tiến độ đặt ra. Chuyên gia tư vấn ERP sẽ phối hợp với các nhân viên của doanh nghiệp để theo dõi tiến độ và giám sát tất cả các hoạt động trong quá trình triển khai ERP.
5. Đào tạo nhân sự: Nhân viên của doanh nghiệp sẽ được đào tạo để sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả. Chuyên gia tư vấn ERP sẽ cung cấp tài liệu hoặc khóa đào tạo cho các nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ sử dụng phần mềm thành thạo.

Mục tiêu chính của dịch vụ tư vấn ERP là đảm bảo rằng doanh nghiệp tiếp nhận tư vấn có thể triển khai và sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, giúp họ đạt được các kỳ vọng như: tăng cường khả năng quản lý, giảm thiểu rủi ro và sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp tốt hơn, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất của nhân viên, góp phần vào sự phát triển và thành công bền vững của doanh nghiệp.

Phân bổ chức năng nhân sự trong quá trình tư vấn ERP

Để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra trôi chảy, nhà cung cấp giải pháp và dịch vụ tư vấn ERP cần phải phân bổ chức năng nhiệm vụ rõ ràng cho đội ngũ nhân sự tham gia tư vấn:

• Tư vấn triển khai: Bên phía đơn vị triển khai ERP cần có một nhân sự đảm nhận vai trò tư vấn chính xuyên suốt quá trình triển khai dự án. Người này sẽ có nhiệm vụ trao đổi, làm việc trực tiếp với bên doanh nghiệp và các nhân sự tư vấn khác (tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật), đồng thời điều phối toàn bộ hoạt động triển khai ERP, đảm bảo hai bên đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Tư vấn quản lý: Tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Nhiệm vụ của người này là giúp cho nhân sự tư vấn hệ thống hiểu rõ được quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
• Tư vấn hệ thống: Có vai trò cốt yếu trong triển khai ERP. Họ là những người hiểu rõ nhất về phần mềm ERP sẽ triển khai cho khách hàng. Nhân viên tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống ERP để phản ánh chính xác các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, tư vấn hệ thống cũng sẽ đảm nhiệm công việc đào tạo nhân sự sử dụng ERP cho doanh nghiệp. Hoạt động này thường do các chuyên gia về phần mềm ERP thực hiện.
• Tư vấn kỹ thuật: Công việc chính là khảo sát cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp từ đó đưa ra đề xuất nâng cấp, cải thiện cơ sở hạ tầng, giải quyết các vấn về chuyển đổi dữ liệu, yêu cầu tích hợp, cài đặt hệ thống,…  để đáp ứng yêu cầu vận hành ERP xuyên suốt trên toàn hệ thống.

Ngoài ra, một số dự án còn có thể yêu cầu thêm các vị trí đặc thù như: Tư vấn tài chính, tư vấn nghiệp vụ, …

Quy trình lựa chọn nhà tư vấn

Việc đầu tư, triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp được đánh giá là chiến lược mang tính dài hạn. Do vậy, quy trình lựa chọn nhà cung cấp phải được cân nhắc, xem xét kỹ càng để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Bước 1: Đánh giá nhà cung cấp

Tổ chức cuộc họp nội bộ với ban lãnh đạo công ty để đánh giá các nhà cung cấp, từ đó xác định các tiêu chí lựa chọn (chi phí triển khai, tính năng, công nghệ…).

Bước 2: Đánh giá tình hình nội bộ

Xem xét lại hoạt động quản lý, tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp để xác định các vấn đề cần nâng cấp, cải tiến.

Bước 3: Lên lịch tiếp nhận tư vấn ERP

Nhắn tin, gọi điện hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp với các bên cung cấp giải pháp tư vấn ERP để so sánh, đánh giá năng lực giữa các bên.

Bước 4: Rút gọn danh sách

Từ danh sách ban đầu đã tìm hiểu và trao đổi, doanh nghiệp nên rút gọn danh sách xuống còn 2 – 3 nhà cung cấp phù hợp nhất với tình hình doanh nghiệp hiện tại.

Bước 5: Chuẩn bị câu hỏi 

Tiếp tục trao đổi với những nhà cung cấp đã chọn lọc ở vòng trước để xem xét độ phù hợp trong quá trình làm việc. Cùng với đó, hãy đặt ra những câu hỏi hay các vấn đề khó khăn để những nhà cung cấp giải quyết và tiến hành đánh giá.

Bước 6: Tham chiếu thông tin nhà cung cấp

Tìm hiểu, trao đổi với các công ty đã được tư vấn và triển khai thành công phần mềm ERP từ nhà cung cấp doanh nghiệp đang cân nhắc để có những thông tin khách quan nhất trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.

Bước 7: Chọn nhà tư vấn ERP và cung cấp giải pháp phần mềm phù hợp

Tổng hợp tất cả thông tin sau quá trình thu thập, phân tích để đưa ra sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi nhận tư vấn từ nhà cung cấp

• Cẩn trọng xem xét những nhà cung cấp báo giá quá thấp so với thị trường chung, thời gian triển khai ngắn hoặc đưa ra kế hoạch phân bổ nguồn lực không rõ ràng
• Trao đổi với nhà cung cấp về vấn đề ngân sách, cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin của doanh nghiệp để đảm bảo tính khả thi của dự án
• Đưa ra kế hoạch triển khai chia thành nhiều giai đoạn thực hiện để dễ kiểm soát và quản lý, ưu tiên triển khai trước các hạng mục thường xuyên sử dụng.
• Đảm bảo nhận được sự hỗ trợ và phối hợp làm việc của tất cả bộ phận, phòng ban, quản lý cấp cao, nhân viên, và nhà cung cấp để đẩy nhanh quá trình triển khai thực tế.
• Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, có kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp cùng ngành.

Đọc thêm:

Dịch vụ tư vấn ERP từ ITG Technology

ITG Technology là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và triển khai giải pháp ERP đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng và lựa chọn. Đội ngũ chuyên gia tư vấn của ITG có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án ERP trong và ngoài nước tại nhiều lĩnh vực như: cơ khí, điện tử, đúc nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, y tế,… Lựa chọn ITG Technology, doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia hàng đầu hỗ trợ nhiệt tình và theo sát toàn bộ dự án từ khi bắt đầu tư vấn cho đến khi nghiệm thu.

Bạn đang cần tìm kiếm đơn vị tư vấn triển khai ERP chuyên nghiệp? Hãy liên hệ với ITG, đơn vị có kinh nghiệm và chuyên môn mà bạn cần để giúp đưa bạn đi đúng hướng. Liên hệ ngay số hotline 092.6886.855 để giải quyết vấn đề về ERP của bạn.