Thị trường toàn cầu đang ngày càng gây áp lực cho các doanh nghiệp cần phải chuyển đổi để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Một trong những tác vụ đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình vận hành của doanh nghiệp chính là hoạt động quản trị kho. Để quản lý và kiểm soát kho chính xác và tiết kiệm thời gian, các ứng dụng Lean đang được đưa vào sử dụng triệt để cho các mục đích trên.

Hoạt động quản lý kho là gì?

Quản lý kho là một hệ thống hỗ trợ các hoạt động hàng ngày tại khu vực lưu trữ hàng hóa trong doanh nghiệp. Hàng ngày, các nhân viên phụ trách phải quản lý dòng nguyên liệu cũng như luồng thông tin trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả có ảnh hưởng lớn đến doanh thu của doanh nghiệp, bởi:

• Làm cơ sở để doanh nghiệp điều tiết dây chuyền sản xuất và chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp;
• Dự trữ số lượng ổn định hàng hóa được khách hàng ưa chuộng;
• Theo dõi hàng tồn kho từ khi được nhập cho đến khi được mang đi tiêu thụ;
• Duy trì, bảo vệ hàng hóa trong môi trường tốt nhất

Những khó khăn trong hoạt động quản lý kho

Những biến động của thị trường cũng như sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp ngày một tạo nên các áp lực trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Cụ thể, doanh nghiệp thường xuyên gặp phải các thách thức như sau:

• Sắp xếp nhà kho không khoa học: Một số khu vực lưu trữ chứa đầy hàng hóa trong khi những khu vực khác không được sử dụng, điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm các nguyên liệu/ mặt hàng cần sử dụng. Bên cạnh đó, khoảng cách quá rộng hoặc quá hẹp giữa các kệ hàng hoặc khu vực đặt hàng sẽ khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa.
• Lưu trữ nguyên vật liệu không hiệu quả: Các loại nguyên vật liệu/hàng hóa thường xuyên được sử dụng được lưu trữ trong một không gian khó tiếp cận, làm tăng thời gian và công sức cần thiết để xuất kho.
• Các quy trình quản lý kho không hiệu quả: Các quy trình kiểm soát, quản lý kho bãi trong doanh nghiệp hay xuất hiện các lỗi kiểm soát như nguyên liệu bị thiếu hoặc hư hỏng và cung cấp sai nguồn/số lượng hàng.
• Chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp bị gián đoạn: Để đảm bảo dây chuyền sản xuất diễn ra thông suốt, các nguồn cung cấp nguyên vật liệu đầu vào phải đảm bảo đầy đủ. Tuy nhiên, chuỗi cung ứng này đôi khi bị gián đoạn vì nhiều lý do như nguồn hàng thiếu do kho không báo bổ sung kịp thời, hàng bị lỗi… Ngoài ra, hoạt động phê duyệt cho các lô hàng và vật liệu mới có thể mất quá nhiều thời gian để xử lý và đặt hàng. Điều này kéo theo việc các nhân viên trong doanh nghiệp phải chờ nguyên liệu được cung cấp lại trước khi lô hàng có thể được xử lý, do vậy chuỗi sản xuất dễ dàng bị đình trị, chậm tiến độ.

>>> Đọc thêm: Thành công ứng dụng giải pháp quản trị kho 4.0 cho doanh nghiệp phụ trợ – bài học từ công ty TNHH Nhật Minh

Lợi ích của việc sử dụng ứng dụng Lean trong quản trị kho

Nhờ vào ứng dụng Lean Manufacturing, việc quản trị kho của doanh nghiệp đang diễn ra hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết. Chúng có thể đáp ứng các yêu cầu mới của khách hàng bằng cách cải thiện hiệu quả quản lý, giảm lỗi trong các quy trình, tối đa hóa không gian có sẵn cho vật tư và bằng cách sắp xếp các nguyên vật liệu/hàng hóa theo mục đích và nhu cầu sử dụng thực tế trong sản xuất. Bên cạnh đó, việc sử dụng các ứng dụng của Lean còn mang đến các lợi ích khác trong quản trị kho như sau:

• Giảm chi phí lao động liên quan đến làm lại và xử lý vật liệu không hiệu quả;
• Giảm thời gian xử lý đơn hàng bằng cách chuẩn hóa quy trình công việc và hạn chế tiến độ công việc;
• Giảm vận chuyển vật tư không cần thiết bằng cách lưu trữ vật liệu dựa trên tốc độ chúng di chuyển;
• Giảm thời gian trễ bằng cách sắp xếp hàng hóa dựa trên nhu cầu của khách hàng

Một vài phương pháp Lean được sử dụng trong quản trị kho

1.Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping)

Sơ đồ chuỗi giá trị là một quy trình cho phép các nhà quản lý kho hiểu cách mọi thứ đang hoạt động. Quy trình làm việc được vạch ra một cách trực quan và mối quan hệ giữa các quy trình được xác định rõ ràng, cho phép người quản lý kho:

• Nhận biết được mối tương quan giữa các quy trình quản trị kho;
• Xác định các quy trình ảnh hưởng đến hoạt động quản trị doanh nghiệp; 
• Xác định các lỗ hổng trong quy trình đó

Bằng cách tạo bản đồ trực quan, người quản lý kho có thể xác định các sản phẩm/nguyên vật liệu có đang được lưu trữ không hiệu quả hoặc xử lý quá thường xuyên không. Họ cũng có thể cải tiến cách thức bố trí kho và hệ thống lưu trữ để giảm việc xử lý và cải thiện cách lưu trữ các mặt hàng. Ví dụ, các mặt hàng cần thiết phải đặt ở nơi dễ dàng tiếp cận, trong khi các mặt hàng ít sử dụng có thể được đặt về phía sau của kho hoặc ở trên cùng của giá lưu trữ.

>>> Đọc thêm: Vai trò không thể thiếu của Barcode/QR code trong quản lý nhà máy

2.Phương pháp quản trị 5S

5S là một ứng dụng Lean có thể cải thiện hiệu quả vận hành kho bằng cách tổ chức và làm sạch không gian làm việc một cách có hệ thống, cũng như chuẩn hóa các quy trình làm việc. Hệ thống bao gồm năm nguyên tắc có thể tăng hiệu quản trị quả kho như sau:

–  Seri (Sàng lọc): Đây là bước đầu tiên cần làm tại bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào khi bắt đầu thực hiện phương pháp 5S. Ở bước này, doanh nghiệp thực hiện việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chúng, chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

– Seiton (Sắp xếp): Sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng thì việc sắp xếp lại những đồ dùng, công cụ trong nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống sẽ là bước tiếp theo.

– Seiso (Sạch sẽ): Bước thứ 3 liên quan đến việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Để nơi làm việc luôn được sạch sẽ. Khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất, giúp hoàn thành những deadline một cách dễ dàng hơn.

– Seiketsu (Săn sóc): Nhân viên phải cải thiện các tài liệu hay quy trình để có thể dễ dàng áp dụng hơn trong các lĩnh vực công việc khác nhau trong quản lý kho. 

– Shitsuke (Sẵn sàng): Sẵn sàng chính là việc thực hiện và duy trì một cách đều đặn và có hệ thống các bước trên để đảm bảo hoạt động cải tiến diễn ra liên tục. Chỉ khi duy trì và thực hiện tốt các giai đoạn này, quá trình triển khai 5S mới diễn ra với hiệu quả cao nhất.

3. Phương pháp Kanban

Kanban là một “hệ thống sắp xếp”. Dựa vào tính chất này, sử dụng Kanban, các sản phẩm hay nguyên vật liệu sẽ được “kéo” và “xếp” trên sàn kho dựa trên những gì khách hàng đã đặt hàng hoặc theo mức độ sử dụng. Kanban sử dụng thẻ trực quan để kiểm soát quy trình làm việc trong chuỗi cung ứng.

Trong hệ thống quản lý kho, Kanban có thể cải thiện thời gian xử lý bằng cách tạo ra một dòng nguyên liệu có trật tự và nhất quán từ chọn đến đóng gói và vận chuyển. Các khu vực sản xuất có thể hoạt động nhịp nhàng mà không bị ngắt quãng bởi bộ phận cung cấp kịp thời gửi thêm nguồn cung cấp khi nhận được thẻ Kanban, báo hiệu khu vực nào chọn cần thêm nguồn cung cấp. Thay vì cung cấp dữ liệu dựa trên phỏng đoán sơ bộ, số lượng hàng cần được cung cấp với số lượng chính xác cần thiết.

Phương pháp Lean này cũng giúp giảm lỗi trong quá trình xử lý vì nó thực hiện kiểm soát gián tiếp trên quy trình thực hiện công việc. Cụ thể là, công việc mới không thể bắt đầu cho đến khi công việc hiện tại được xác nhận hoàn thành và chuyển sang khâu sản xuất tiếp theo. Nếu một nhân viên tại khâu đóng gói thông báo rằng các mặt hàng không khớp với đơn đặt hàng, giai đoạn đóng gói sẽ không nhận được đơn đặt hàng bổ sung cho đến khi vấn đề được khắc phục. 

>>> Đọc thêm: ITG triển khai dự án 3s iwarehouse, xây dựng “kho 4.0” cho điện tử Meiko

Kết

Nhiều doanh nghiệp, trên thực tế, không dành nhiều thời gian và đầu tư trong hoạt động quản lý kho tại khu vực sản xuất của mình. Tuy nhiên, khi những lãng phí từ những hoạt động như quản trị hàng hóa sản phẩm tại kho vẫn còn xuất hiện, hoạt động kinh doanh sản xuất nói chung của doanh nghiệp sẽ không thể đạt được hiệu suất cao. Do đó, doanh nghiệp trước hết nên ứng dụng Lean để tăng năng suất sử dụng kho cũng như giải quyết các lãng phí đang còn tồn tại.