DBMS là gì? Công ty của tôi có cần DBMS không?

Ngày này, chúng ta không còn nghi ngờ gì về tốc độ gia tăng nhanh chóng của dữ liệu được tạo ra từ các ứng dụng, trang web kinh doanh khác nhau. Nhưng có phải tất cả các dữ liệu tồn tại ở các dạng khác nhau này được xử lý và sử dụng một cách hiệu quả? Để tìm hiểu điều đó, chúng ta cần tìm hiểu hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) là gì và vai trò của chúng trong các doanh nghiệp hiện nay. 

Cơ sở dữ liệu (Database) là gì?

Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu theo định dạng có cấu trúc. Nó giúp người dùng dễ dàng truy cập, quản lý và cập nhật thông tin cần thiết. Một cách tổng quát, bạn có thể hiểu cơ sở dữ liệu được ví như một thùng chứa lớn trong đó chứa tất cả các thông tin liên quan đến một ứng dụng, một website … được lưu trữ theo một cấu trúc định dạng xác định.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp, tồn tại rất nhiều các thông tin chi tiết liên quan đến nhân viên như họ và tên, mã số, địa chỉ email, mức lương… Tất cả các thông tin ấy có thể được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu có tên “Hồ sơ nhân viên” trong một định dạng có cấu trúc bảng hay phân cấp, tùy thuộc vào cách sắp xếp của người quản lý.

Trong bất kỳ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nào, tình trạng gia tăng về cơ sở dữ liệu đều có thể xuất hiện trong quá trình phát triển và mở rộng hoạt động. Vì vậy, cần có một hệ thống chuyên dụng nhằm hỗ trợ giải quyết tình trạng trên. Đó là nguyên do xuất hiện các phần mềm cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu – DBMS ngày nay.

Database management systems (DBMS) là gì?

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database Management System – DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để truy cập, tạo và quản trị một cơ sở dữ liệu. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cũng nhằm mục đích cung cấp tổng quan về cơ sở dữ liệu, bằng cách cung cấp nhiều hoạt động quản trị khác nhau như điều chỉnh, giám sát hiệu suất và phục hồi sao lưu.

Các thao tác có thể thực hiện trên một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cơ bản, bao gồm:

• Xác định tổ chức cơ sở dữ liệu – Cho phép người dùng tạo, sửa đổi và xóa các định nghĩa xác định tổ chức cơ sở dữ liệu.
• Cập nhật dữ liệu – Cung cấp quyền truy cập cho người dùng để chèn, sửa đổi và xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu.
• Khôi phục dữ liệu – Cho phép người dùng lấy lại dữ liệu đã xóa từ cơ sở dữ liệu dựa trên yêu cầu.
• Quản trị người dùng – Đăng ký tài khoản người dùng và giám sát hành động của họ, thực thi bảo mật dữ liệu, duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, giám sát hiệu suất.

>>> Đọc thêm: Thế nào là hệ thống ERP phù hợp với nền sản xuất thông minh?

Các đặc điểm của DBMS là gì?

Dưới đây là một vài đặc điểm nổi bật của DBMS:

• Phân quyền truy cập cho người dùng;
• Nhiều người dùng có thể truy cập cùng lúc bằng nhiều phương thức khác nhau vào một cơ sở dữ liệu ;
• Tạo điều kiện bảo vệ và loại bỏ các dữ liệu dư thừa;
• Cho phép nhiều người dùng cùng truy cập xử lý và chia sẻ dữ liệu;

Các loại hệ thống quản lý dữ liệu (DBMS) là gì?

• DBMS phân cấp (Hierarchical DBMS):  Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu này được hình thành theo mối quan hệ giữa các loại dữ liệu. Cấu trúc của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu dạng phân tầng có thể được mô tả giống như một cái cây, với nhiều nhánh khác nhau tượng trưng cho những trường dữ liệu (Data field) khác nhau.  
• DBMS quan hệ (Relational DBMS -RDBMS): Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu này có cấu trúc cho phép người dùng truy xuất các dữ liệu có quan hệ với nhau trong cùng hệ thống cơ sở dữ liệu. Trong loại DBMS này, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng bảng.
• Mạng lưới DBMS (Network DBMS): Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hỗ trợ mối quan hệ nhiều – nhiều (many – to – many relationship), trong đó những bản ghi của người dùng có thể được liên kết với nhau.
• DBMS định hướng đối tượng: Loại hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu này sử dụng phần mềm cá nhân nhỏ lẻ gọi là các đối tượng. Mỗi một đối tượng bao gồm một phần nhỏ các dữ liệu và các hướng dẫn cho các hành động có thể được thực hiện cho dữ liệu đó.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm được sáng tạo ra để thực hiện chức năng quản lý cơ sở dữ liệu cho các doanh nghiệp với các quy mô khác nhau. Tuy nhiên tất cả các phần mềm này đều phải xây dựng dựa trên một trong các loại hình DBMS kể trên. Người dùng có thể lựa chọn bất kỳ sản phẩm nào tương thích với cơ sở dữ liệu họ đang có để tạo nên các dữ liệu phù hợp.

Các ưu điểm và nhược điểm của Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) là gì?

Một số ưu điểm của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là:

• DBMS cung cấp nhiều phương thức để lưu trữ và truy xuất các dữ liệu có định dạng khác nhau bằng cách sử dụng ngôn ngữ truy vấn (Query language);
• Hệ thống có thể dễ dàng được duy trì;
• DBMS tạo điều kiện nhiều ứng dụng có thể sử dụng trong cùng một dữ liệu với thời gian phát triển và duy trì được tối ưu;
• DBMS cung cấp bảo mật, toàn vẹn dữ liệu với  hoạt động cập nhật và sao lưu dữ liệu tối thiểu;
• Hệ thống này tương thích với các ngôn ngữ lập trình ứng dụng như Java và Python để cho phép người dùng kết nối cơ sở dữ liệu với bất kỳ ứng dụng hoặc trang web nào;
• DBMS có chức năng tự động sao lưu và phục hồi;
• DBMS cho phép người dùng có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu;

Một số nhược điểm của Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) là:

• Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thường là các hệ thống có tính chất phức tạp;
• Trên thị trường, rất ít phần mềm DBMS có sẵn được cấp phép. Do vậy, nếu một tổ chức hay doanh nghiệp muốn ứng dụng hệ thống này họ phải trả tiền để mua hay được phép sử dụng một phần mềm DBMS chính thống nào đó;
• Hầu hết các công ty hàng đầu lưu trữ dữ liệu của họ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Vì vậy, nếu cơ sở dữ liệu bị mất mát vì bất kỳ lý do gì, toàn bộ dữ liệu cũng sẽ biến mất không thể phục hồi;
• DBMS có rất nhiều loại khác nhau, có sản phẩm phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp của bạn và có sản phẩm không phù hợp. Doanh nghiệp sẽ gặp không ít rủi ro khi mua phải sản phẩm không tương thích;
• Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) có kích thước lớn và cần thời gian để thiết lập chúng.

>>> Đọc thêm: Data technology là gì? Vì sao nó là xu hướng của tương lai

Vai trò của hệ thống DBMS trong doanh nghiệp là gì?

Bên cạnh những lợi thế về mặt kỹ thuật của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp, hệ thống này cũng mang lại những lợi ích cụ thể đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các triển khai và các phương thức giao tiếp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu giữa các doanh nghiệp sẽ khác nhau.

Các tính năng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu từ DBMS giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp bằng cách sử dụng trang web, tìm sản phẩm theo các tiêu chí khác nhau như giá cả và thương hiệu và mua hàng mà không gặp khó khăn. Điều này chứng tỏ một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán sản phẩm và dịch vụ cụ thể.

Mặc dù vai trò của DBMS thực sự nổi bật cho các doanh nghiệp định hướng bán hàng, nhưng bất kỳ công ty nào cần tìm kiếm dữ liệu liên quan đều có thể hưởng lợi từ việc triển khai các hệ thống này. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu này giúp doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu hiệu quả, từ đó có thể dễ dàng theo dõi hàng tồn kho, mua hàng hoặc sắp xếp thông tin khách hàng.

Các công ty có nhiều cửa hàng có thể sắp xếp dữ liệu tài chính một cách dễ dàng và nhanh chóng thực hiện các phân tích, tạo ra các biểu đồ tăng trưởng thể hiện hiệu suất của các cửa hàng khác nhau. Về bản chất, bất kỳ tổ chức nào cần lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn, yêu cầu truy cập, phân tích nhanh dữ liệu đó và cần có thể dễ dàng hiểu xu hướng trong hiệu suất có thể sử dụng các hệ thống DBMS này để cải thiện hoạt động.

Kết

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) không phải là một khái niệm mới lạ trên thế giới. khi chúng lần đầu tiên được đưa vào sử dụng vào thập niên 60 của thế kỉ trước. Tuy nhiên với những xu hướng phát triển trong thời nghì công nghệ 4.0 dẫn đường như hiện tại, hệ thống này đang có những thay đổi để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp và xu thế thời đại. Với việc công nghệ ngày càng phát triển, những phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu đang đóng vai trò trọng trong các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực sản xuất.