Downtime là gì? 5 Cách giảm downtime trong sản xuất

Làm thế nào để duy trì hoạt động sản xuất liên tục và ổn định? Câu trả lời nằm ở việc giảm thiểu “downtime”. Vậy thuật ngữ “downtime” (thời gian chết) là gì? Tác động như thế nào đến hoạt động sản xuất? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết.

Downtime là “cơn ác mộng” với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất

Downtime là gì?

Downtime, hay còn gọi là thời gian chết trong sản xuất, là khoảng thời gian mà nhà máy không hoạt động, dẫn đến giảm sản lượng. Thời gian chết có thể chia thành hai loại: 

• Downtime có kế hoạch: Là khoảng thời gian chết đã được lên lịch sẵn, thường liên quan đến việc bảo trì định kỳ và thay đổi sản phẩm.
• Downtime không có kế hoạch: Là tình trạng thời gian chết trong sản xuất do sự cố ngoài ý muốn, chẳng hạn như hỏng hóc thiết bị hoặc thiếu nguyên vật liệu.

Nguyên nhân dẫn đến downtime trong sản xuất

Các doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân gây ra tình trạng downtime để lập kế hoạch sản xuất hợp lý và hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu tối đa chi phí và tăng lợi nhuận. 

Dưới đây là một số nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng downtime trong sản xuất:

Downtime có thể xảy ra bất ngờ hoặc được lên kế hoạch từ trước

Downtime có kế hoạch

Downtime có kế hoạch thường xuất phát từ các hoạt động bảo trì và nâng cấp thiết bị để đảm bảo hiệu suất của máy móc. Ví dụ như:

• Bảo trì máy móc: Doanh nghiệp sẽ định kỳ dừng máy để thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng như vệ sinh, tra dầu và điều chỉnh thiết bị để đảm bảo máy móc vận hành trơn tru và phát hiện sớm vấn đề (nếu có) có phương án khắc phục kịp thời
• Thay đổi sản phẩm: Khi chuyển đổi sang sản phẩm mới, nhà máy cần dừng hoạt động để điều chỉnh quy trình sản xuất.

Dù đã được lên kế hoạch, thời gian chết vẫn có thể gây ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, nhưng doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa thời gian bằng cách rút ngắn quy trình bảo trì.

Downtime không có kế hoạch

Downtime không có kế hoạch xảy ra do các sự cố bất ngờ, chẳng hạn như:

• Máy móc, thiết bị gặp trục trặc: Downtime có thể xảy ra khi máy móc bị hỏng các bộ phận như cảm biến, động cơ… dẫn tới việc phải thay thế hoặc sửa chữa.
• Sự cố nguồn điện: Mất điện, điện áp không ổn định là một nguyên nhân phổ biến gây ra downtime.
• Sự cố mạng: Mất kết nối Internet có thể làm gián đoạn hoạt động của các thiết bị tự động hóa trong nhà máy
• Bảo trì không đầy đủ: Máy móc không được kiểm tra và bảo trì định kỳ dẫn đến hư hỏng, trục trặc trong quá trình hoạt động.
• Thiếu hụt nguyên vật liệu: Việc thiếu hụt nguyên vật liệu sẽ khiến dây chuyền sản xuất phải dừng lại, dẫn đến downtime

Xem thêm: OEE là gì? Nguyên nhân làm giảm hiệu quả OEE trong sản xuất

Ảnh hưởng của downtime tới quá trình sản xuất

Downtime kéo dài có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất chung của doanh nghiệp:

Thiệt hại hữu hình

• Giảm sản lượng: Thời gian ngừng hoạt động dẫn đến việc không có sản phẩm được sản xuất, trực tiếp làm giảm số lượng hàng hóa có sẵn trên thị trường. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất đi các hợp đồng quan trọng.
• Chi phí nhân lực: Dù máy móc ngừng hoạt động, nhân viên sản xuất vẫn phải nhận lương trong thời gian này. Điều này tạo ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp khi vẫn phải chi trả cho nguồn lực nhân sự mà không thu được doanh thu.
• Tăng hàng tồn kho: Hoạt động sản xuất bị đình trệ sẽ gây ra tình trạng tồn đọng hàng hóa. Trong khi đó, chi phí lưu kho và bảo quản nguyên vật liệu có thể lên tới 10-30% giá trị hàng hóa mỗi năm, một tỷ lệ vô cùng lớn.

Downtime khiến cho sản lượng và công suất giảm, hàng tồn kho tăng và không tối ưu chi phí nhân sự

Thiệt hại vô hình

• Tinh thần và động lực làm việc: Nhân viên thường cảm thấy áp lực hơn trong những giai đoạn sản xuất bị gián đoạn. Khi doanh nghiệp không có doanh thu, điều này có thể làm giảm tinh thần làm việc và động lực của đội ngũ, ảnh hưởng đến năng suất lâu dài.
• Lòng tin từ khách hàng và đối tác: Khách hàng có thể cảm thấy không hài lòng nếu các đơn hàng không được giao đúng hạn hoặc nếu tiến độ công việc chậm trễ. 
• Hình ảnh thương hiệu: Nếu sự cố downtime diễn ra thường xuyên, thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng xấu trong mắt công chúng. Sự giảm sút về uy tín có thể làm tổn hại đến vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành.
• Tăng rủi ro an toàn lao động: Việc khôi phục sản xuất sau thời gian downtime có thể dẫn đến các tình huống nguy hiểm nếu quy trình không được thực hiện đúng cách. Sự căng thẳng và vội vàng trong việc khôi phục có thể làm tăng nguy cơ tai nạn lao động.
• Chi phí cơ hội: Trong thời gian doanh nghiệp không thể hoạt động hiệu quả, các cơ hội kinh doanh tiềm năng có thể bị bỏ lỡ. Việc không đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường có thể dẫn đến mất mát doanh thu và lợi nhuận trong tương lai.

Tóm lại, downtime không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn tác động sâu sắc đến sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp.

Giải pháp khắc phục tình trạng downtime

Để tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp, việc ngăn ngừa và giảm thiểu thời gian chết là vô cùng quan trọng. Vậy làm thế nào để giảm thiểu downtime trong sản xuất?

Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để khắc phục tình trạng downtime:

Xây dựng kế hoạch bảo trì hiệu quả

Chủ động lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị là hoạt động vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp giảm thiểu downtime không mong muốn. Kế hoạch bảo trì cần xác định rõ các công việc bảo trì định kỳ, hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện và tiêu chuẩn kỹ thuật, phân công nhiệm vụ cho nhân viên, xác định các linh kiện cần thiết và đảm bảo nguồn lực đầy đủ. 

Mục tiêu chính của kế hoạch bảo trì là duy trì hoạt động ổn định của thiết bị và đảm bảo khả năng phản ứng linh hoạt trước các sự cố bất ngờ.

Hiện nay, có nhiều phương pháp bảo trì khác nhau như Bảo dưỡng định kỳ, Bảo dưỡng dựa trên tình trạng, Bảo dưỡng dựa trên dự báo, và Bảo dưỡng tự động. Tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.

Tuân thủ lịch trình bảo trì

Bên cạnh việc xây dựng chiến lược bảo trì, việc tuân thủ lịch trình bảo trì cũng rất quan trọng trong việc giảm thiểu downtime. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc thực hiện các nhiệm vụ bảo trì. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả của các kế hoạch đã đề ra.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ sẵn sàng hơn trong việc xử lý sự cố thiết bị, từ đó giảm thiểu đáng kể thời gian downtime khi có vấn đề xảy ra. Thay vì phải gọi kỹ thuật viên bên ngoài, nhân viên trong tổ chức có thể tự xử lý ngay lập tức hoặc thực hiện các biện pháp tạm thời.

Ngoài ra, việc đào tạo còn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất, từ đó làm việc hiệu quả hơn và nhận diện được những điểm cần cải thiện của thiết bị. Điều này sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc trong nhà máy.

Đào tạo nhân viên sẽ giúp tình trạng downtime giảm thiểu đáng kể

​Tận dụng dữ liệu để theo dõi downtime

Trong thời đại ngày nay, dữ liệu sản xuất rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực bảo trì. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác và phân tích dữ liệu hiệu quả, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội quan trọng trong việc cải thiện quy trình hoạt động.

Việc thiết lập các kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu trở nên cần thiết, không chỉ giúp giảm thiểu downtime mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình sản xuất.

Ứng dụng công nghệ hiện đại để giảm thiểu downtime

Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ quản lý sản xuất và bảo trì bảo dưỡng tự động ngày càng phổ biến như: ERP, MES, MMS,… Với sự trợ giúp của các hệ thống hiện đại này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tình trạng downtime trong sản xuất. Chẳng hạn:

• Phần mềm ERP có khả năng dự báo chính xác nhu cầu sản xuất và quản lý chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch mua hàng tối ưu để hạn chế tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – một trong những nguyên nhân chính gây ra downtime.
• Phần mềm MMS thường được sử dụng để giám sát trạng thái làm việc của thiết bị/máy móc theo thời gian thưc. Hệ thống có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn của máy móc để đưa ra cảnh báo khi phát hiện sự cố giúp nhân viên chủ động lên phương án dự phòng và lập kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng hiệu quả.

Sử dụng các giải pháp công nghệ để kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp là xu hướng quản trị thông minh hiện nay

Downtime là một chỉ số KPI trong sản xuất quan trọng mà các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm. Bằng cách hiểu rõ và áp dụng các biện pháp giảm thiểu downtime, doanh nghiệp có thể duy trì hiệu suất cao và tăng trưởng bền vững.