5 Sai lầm khi lập lịch sản xuất mà nhà quản lý hay mắc phải

Lập lịch sản xuất và thực thi một cách hiệu quả là bài toán khó với hầu hết các nhà quản lý. Mặc dù ngày càng có nhiều công nghệ và phương pháp hỗ trợ nhà quản lý lập lịch sản xuất dễ dàng hơn, song việc thực hiện và ứng dụng vẫn gặp nhiều khó khăn do 5 sai lầm thường gặp dưới đây.

Không tính đến điều kiện thực tế tại xưởng sản xuất

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi lập lịch sản xuất là không tính toán đến điều kiện thực tế mà xưởng sản xuất đang gặp phải. Nhiều nhà quản lý chỉ lập kế hoạch dựa trên dữ liệu được tổng hợp từ những lần sản xuất trước đó hoặc dựa vào các mô hình dự đoán mà không cân nhắc đến những thay đổi xảy ra trong thực tế của xưởng sản xuất.

Không tính đến điều kiện thực tế tại xưởng sản xuất là sai lầm phổ biến của nhà sản xuất

Tại nhà máy, có rất nhiều tình huống không thể dự đoán trước. Ví dụ, nhà cung cấp giao nguyên vật liệu muộn khiến doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất theo kế hoạch ban đầu. Hoặc nhân viên chủ chốt bị ốm, không thể tham gia vào quá trình sản xuất, dẫn đến thiếu nguồn lực, làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của toàn bộ công xưởng. Đôi khi, một đơn hàng gấp cần được xử lý ngay lập tức, nhưng lịch sản xuất đã được thiết lập từ trước không tính đến tình huống này cũng có thể khiến kế hoạch ban đầu không thể được triển khai một cách trọn vẹn.

Lịch sản xuất ban đầu không còn phù hợp với tình hình thực tế nhưng nhà quản lý lại chậm trễ trong việc điều chỉnh kế hoạch và lập lịch sản xuất mới khiến cho hiệu suất chung của nhà máy bị giảm và đơn hàng có nguy cơ không được hoàn thành đúng tiến độ. Điều này có thể gây mất lòng tin của khách hàng và ảnh hưởng đến danh tiếng và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để tránh sai lầm này, quản lý sản xuất cần lắng nghe và ghi nhận các yếu tố thực tế trong xưởng sản xuất, thường xuyên cập nhật dữ liệu và thông tin từ nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng để có cái nhìn tổng quan về tình hình sản xuất. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ, phần mềm quản lý sản xuất hiện đại có thể giúp tự động hóa quy trình, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp kế hoạch và lịch sản xuất một cách hiệu quả, linh hoạt hơn.

Đọc thêm: Trục kế hoạch sản xuất giúp lập kế hoạch tự động và điều chỉnh lịch sản xuất linh hoạt

Quá phụ thuộc vào các phần mềm lập lịch sản xuất tự động

Một sai lầm khác của nhà quản lý là cho rằng các phần mềm ứng dụng thuật toán lập lịch tiên tiến có thể giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất. Mặc dù phần mềm hiện đại có thể tự động tối ưu hóa các quy trình, giúp con người giảm bớt áp lực và thời gian trong công tác lập lịch sản xuất, nhưng không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người trong việc đưa ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.

Nhiều nhà quản lý quá phụ thuộc vào các phần mềm lập lịch sản xuất tự động

Các phần mềm ứng dụng thuật toán lập lịch chỉ có thể hoạt động dựa trên dữ liệu được cung cấp và giả định về quy trình sản xuất. Tuy nhiên, trong thực tế, có nhiều yếu tố không thể được dự đoán và xử lý bằng thuật toán. Ví dụ, sự cố kỹ thuật, thay đổi nhanh chóng trong yêu cầu của khách hàng, hoặc nguồn cung không ổn định đều là những vấn đề mà chỉ con người mới có thể nhận biết và giải quyết được. 

Ngoài ra, các phần mềm lập lịch sản xuất hiện nay cũng không có khả năng tự động điều chỉnh lệnh sản xuất theo kịch bản mới nếu không có sự can thiệp của con người. Chính vì vậy, để sắp xếp và triển khai lịch sản xuất hiệu quả, vẫn cần có sự tham gia, quản lý của con người để giải quyết những khía cạnh mà phần mềm không thể xử lý được.

Xem thêm: 15 chỉ số KPI để xây dựng nhà máy thông minh

Quá tập trung vào mục tiêu sản xuất đúng hạn

Một sai lầm khác khi lập lịch sản xuất mà đa số các nhà quản lý hiện nay mắc phải là quá tập trung vào mục tiêu sản xuất đúng hạn mà bỏ qua các yếu tố khác như chất lượng, chi phí, an toàn và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như sản phẩm lỗi, lãng phí tài nguyên, tai nạn lao động, mất uy tín và sụt giảm doanh thu.

Quá tập trung vào mục tiêu sản xuất đúng hạn mà bỏ qua các yếu tố khác có thể dẫn đến việc lập lịch sản xuất thất bại

Để tránh sai lầm này, các nhà quản lý sản xuất cần có một cái nhìn toàn diện và cân bằng các mục tiêu sản xuất với các nguyên tắc quản lý chất lượng, tối ưu hóa nguồn lực và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo sản xuất đúng hạn, bền vững và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp – xã hội.

Không xác định được thời điểm bắt đầu sản xuất

Việc xác định thời điểm thích hợp để bắt đầu sản xuất là rất quan trọng. Tuy nhiên, hầu hết các nhà quản lý đều gặp khó khăn khi thực hiện. Điều này có thể khiến lịch sản xuất bị chồng chéo và dẫn đến tình trạng quá tải công việc đang trong quá trình sản xuất (WIP). Khi quá nhiều công việc đang diễn ra đồng thời, nguồn lực và thời gian sẽ không được phân chia một cách không hiệu quả, khiến. thời gian sản xuất bị kéo dài. Hơn nữa, khi có quá nhiều công việc diễn ra đồng thời, nhân viên có thể mất tập trung và không đạt được hiệu suất làm việc tối đa.

Không xác định được thời điểm bắt đầu sản xuất gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng

Để đạt được điều này, các nhà sản xuất cần xác định được các chỉ số quan trọng như thời gian sản xuất, khả năng hoàn thành, nguồn lực và tính sẵn sàng của nguyên vật liệu. Dựa trên các chỉ số này, nhà quản lý có thể tính toán và xác định thời điểm thích hợp để bắt đầu sản xuất hiệu quả.

Không dự báo được nhu cầu nguyên vật liệu

Việc không biết chính xác thời điểm doanh nghiệp cần sử dụng nguyên vật liệu cũng làm cho việc xác định ngày bắt đầu sản xuất trở nên khó khăn hơn.

Vấn đề này có thể khiến doanh nghiệp bắt đầu công việc sản xuất quá sớm trong khi chưa chuẩn bị đủ nguyên vật liệu cần thiết. Doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm thời gian và tiền bạc để tập trung mua sắm đủ các vật liệu cần dùng theo kế hoạch sản xuất. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra sự lãng phí tài nguyên, tiền bạc của doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý và dự báo nhu cầu nguyên vật liệu chính xác. Tốt nhất là hệ thống này có thể theo dõi và phân tích các xu hướng thị trường, thông tin từ khách hàng, nhu cầu từ nội bộ để đưa ra dự báo đúng về nhu cầu nguyên vật liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thiết lập mối quan hệ đối tác đáng tin cậy với các nhà cung cấp để có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu nguyên vật liệu khi cần thiết. Việc dự báo nhu cầu nguyên vật liệu chính xác và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tăng cường hiệu suất sản xuất mà còn đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Có thể nói, lập lịch sản xuất không phải là một công việc dễ dàng mà đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kiến thức. Bằng cách tránh các sai lầm phổ biến như đã nêu trong bài viết trên, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả sản xuất nhờ vào lịch sản xuất thông minh, đáp ứng tốt năng lực cung cấp và nâng cao uy tín trong lòng khách hàng.