Kanban là một trong những phương thức quản trị sản xuất hiệu quả hàng đầu hiện nay. Để thực hiện được phương pháp này một cách chuẩn xác, doanh nghiệp cần nắm được các thuộc tính cốt lõi của mô hình Kanban được trình bày dưới đây.

Một vài điều cần biết về khái niệm Kanban 

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ “kan” là thị giác và từ “ban” là thẻ. Đây chính là phương thức quản trị để thực hiện mục tiêu sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. 

Đọc thêm: Kanban là gì? Lịch sử hình thành và phát triển

Kanban là một hệ thống trực quan để quản lý công việc khi nó diễn ra theo một quy trình đã được xây dựng sẵn. Cụ thể hơn, Kanban là xác định các điểm có khả năng làm tắc nghẽn các quy trình và khắc phục chúng để công việc có thể diễn ra một cách hiệu quả với tốc độ và chất lượng tối đa.

Các thuộc tính cốt lõi của mô hình Kanban

1.Trực quan hóa quy trình làm việc

Mô hình Kanban được xây dựng nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về quy trình làm việc thông qua một bản đồ trực quan dễ hiểu. Với mô hình quản trị này, mọi thành viên tham gia vào quá trình thực hiện dự án hoặc sản xuất sản phẩm đều có thể nắm bắt quy trình triển khai một cách dễ dàng. Không dừng lại ở đó, trực quan hóa công việc sẽ giúp xác định các rủi ro trên thị trường có thể gây ra các tổn thất cho các dự án. 

Vậy, làm thế nào để trực quan hóa một quy trình làm việc hiệu quả:

• Khái quát nội dung: Liệt kê tất cả các yếu tố cần thiết để làm cho dự án thành công. Điều đó sẽ giúp mọi người dự đoán và chuẩn bị số lượng lao động cần thiết, tiền và các bước cần thiết sẽ thực hiện dự án.
• Vẽ quy trình: Dùng bút dấu vẽ lên bảng trắng các yếu tố cần thiết như: Thành viên tham gia, các bước liên quan và lợi ích của dự án. Từ bản vẽ, các nhóm dự án có thể tìm kiếm những cách tốt nhất để làm rõ các yếu tố chưa được thể hiện cụ thể trên bảng. 
• Đơn giản hóa quy trình làm việc: Mọi bộ phận phòng ban có thể tùy chỉnh quy trình công việc để phù hợp với nhu cầu của mình. Một quy trình làm việc có phức tạp như thế nào cũng sẽ trở nên dễ hiểu hơn nhờ cách thức trình bày trực quan qua sơ đồ rõ ràng trong mô hình Kanban.

2. Theo dõi tiến độ công việc (WIP)

Thành công của mô hình Kanban xoay quanh thuộc tính Theo dõi tiến độ công việc (WIP). Cụm từ này dùng để chỉ việc theo dõi công việc một cách thường xuyên, liên tục, xuyên suốt quá trình thực hiện. Khi một quy trình phát sinh lỗi, chúng sẽ được lập tức xem xét và điều chỉnh để phù hợp với quy trình sản xuất hơn chứ không phải chờ đến khi kết thúc toàn bộ quy trình. Các ràng buộc trong việc theo dõi WIP đảm bảo rằng công việc vẫn duy trì cho đến khi công việc được yêu cầu hoàn thành hoặc được chuyển tiếp sang bước tiếp theo. Mặc dù cách làm này mạnh mẽ và đảm bảo kết quả tối ưu, nhưng nhiều doanh nghiệp bỏ qua nó. Họ nghĩ rằng thực hiện nhiều nhiệm vụ tại một thời điểm là cách thực hành hiệu quả nhất để tối ưu hóa thời gian và công sức của nhân viên.

Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc dễ xảy ra các sai sót, tiêu tốn thời gian sửa chữa hoặc làm lại các công việc đó. Việc này kéo theo nhiều thời gian bị lãng phí. Trong khi đó, chia các nhiệm vụ thành các phần nhỏ sẽ giúp mọi người tập trung vào từng phần và tối ưu hóa kết quả đạt được. Các nhóm dự án nên chú ý đến những lợi ích này và áp dụng thực hiện. 

3. Tập trung vào quy trình công việc

Tất cả các doanh nghiệp thực hiện mô hình Kanban với mục đích đạt được sự thay đổi tích cực và hướng tới các mục tiêu riêng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ai có thể thay đổi những gì mà họ không biết về quy trình sản xuất. Vì thế, trước tiên, tất cả mọi người đều cần biết được toàn bộ bức tranh và những gì được cho là sẽ thay đổi trước khi thực sự bắt tay vào kiến tạo nên thay đổi đó.

Quy trình công việc được thể hiện qua một biểu đồ hoặc sơ đồ cho phép doanh nghiệp nhận biết các điểm cần thay đổi trong thời gian nhanh nhất có thể. Hoạt động theo dõi quy trình công việc nhằm mục đích tối ưu hóa cả tốc độ và chất lượng đầu ra cho doanh nghiệp. Hai yếu tố năng suất và chất lượng hàng hóa đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đặt được mục tiêu kinh doanh trong thời gian ngắn nhất có thể.  

4. Trực quan hóa mọi quy trình làm việc

Tất cả các quy trình trong doanh nghiệp phải được tuân theo một cách nhất quán  Khi mọi người đều biết công việc được thực hiện ra sao, tự họ có thể đưa ra quyết định hợp lý. Để trực quan hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể chuẩn bị một số công cụ như bảng điện tử và/hoặc bảng thủ công cùng giấy note giúp thực hiện mục tiêu này.

Các nguyên tắc cơ bản của mô hình Kanban

1. Bắt đầu với cái đã biết, sau đó thực hiện những vấn đề chưa biết

Phương pháp Kanban linh hoạt đến mức dễ dàng kết hợp từng thuộc tính của nó vào một dự án; mà không cần phải tuân thủ quy trình theo quy định. Do đó, doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu với những quy trình đơn giản, phù hợp và dễ hiểu để nắm được các thuộc tính và nguyên tắc của mô hình này trước. Sau đó, doanh nghiệp có thể áp dụng vào các quy trình phức tạp hơn.

2. Sẵn sàng chấp nhận thay đổi

Phương pháp Kanban chỉ hiệu quả đối với những cá nhân hoặc doanh nghiệp đã sẵn sàng thực hiện thay đổi đối với các hệ thống quản lý hiện có. Mô hình này đòi hỏi năng lực thực hiện và triển khai trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này có thể gây nên những mâu thuẫn trong nội tại doanh nghiệp bởi có những nhân viên chưa sẵn sàng cho việc áp dụng công cụ sản xuất tinh gọn này. Vì lẽ đó, trước khi đưa mô hình này vào thực tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ công tác giới thiệu, đào tạo nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng thay đổi cho toàn bộ nhân viên. 

3. Tôn trọng các quy trình và vai trò hiện có của quy trình đó

Các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức danh hiện tại trong mô hình Kanban đều tồn tại có giá trị và có lý do. Mô hình Kanban được thiết kế để thúc đẩy và khuyến khích các thay đổi gia tăng, hợp lý, mà không gây ra nỗi sợ thay đổi. 

4. Khuyến khích  phát triển kỹ năng lãnh đạo ở các cấp độ khác nhau

Nhiều phương pháp khuyến khích sự lãnh đạo ở tất cả các cấp độ, và mô hình Kanban cũng không phải ngoại lệ. Nguyên tắc này giúp mọi người hiểu rằng khả năng lãnh đạo có thể đạt được bằng nhiều cách; một người có thể không phải là một giám đốc hay một giám đốc điều hành để trở thành một nhà lãnh đạo.

Nhân viên trong doanh nghiệp có thể thành lập các nhóm và xây dựng các chiến lược mà họ cho rằng có thể cải thiện hiệu suất của công ty. Một khi đạt được những mục tiêu đó, các nhân viên sẽ tự cải thiện cũng như phát triển được kỹ năng lãnh đạo của mình. 

Đọc thêm: Ứng dụng giải pháp quản lý sản xuất: Xu thế phát triển nhà máy số hiện nay

Kết

Mô hình Kanban trở thành một trong những công cụ hiệu quả nhất để sản xuất tinh gọn hiện nay. Các thuộc tính cơ bản của mô hình Kanban ở trên có thể được coi là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp đang muốn áp dụng nó vào các cơ sở sản xuất. Doanh nghiệp sẽ hiểu rõ mô hình này được vận dụng qua các cách thức nào và thu được các kết quả cụ thể gì.