Khi nào thì doanh nghiệp cần phần mềm BI?

Phần mềm báo cáo quản trị thông minh (BI) cho phép doanh nghiệp đưa ra được các quyết định đúng đắn không phải dựa trên một vài thông tin ngắn ngủi mà là một bộ dữ liệu khổng lồ. Chúng giúp các hoạt động vận hành của doanh nghiệp trơn tru và ổn định hơn. Tuy nhiên, đâu là thời điểm phù hợp để đưa phần mềm BI vào doanh nghiệp?

Khái niệm Báo cáo quản trị thông minh (BI)

BI (Business Intelligence) hay Báo cáo quản trị kinh doanh thông minh là một quy trình báo cáo tích hợp công nghệ, được các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau và khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả. BI giúp tổng hợp, xử lý và cung cấp những thông tin mới, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. 

Để có thể sở hữu một chiến lược sử dụng báo cáo thông minh thành công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chặt chẽ về cách thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu:

• Thu thập dữ liệu: Một doanh nghiệp có thể thu thập các dữ liệu khác nhau từ cả trong và ngoài doanh nghiệp, đó có thể là thông tin nội bộ từ các phòng ban hay thông tin khách hàng, đối thủ, (thông tin nội bộ) hoặc các báo cáo thị trường, dự báo thị trường,… (thông tin bên ngoài). Và những thông tin này thông qua hệ thống quản trị có thể được xử lý thành một biểu mẫu có thể phân tích được.
• Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp rất nhiều và thường có khối lượng và phạm vi ảnh hưởng lớn. Để được sử dụng hữu ích, dữ liệu đó phải được lưu trữ ở nơi mà các bên liên quan có thể truy xuất thông tin một cách dễ dàng và đáng tin cậy. Giải pháp lưu trữ phải luôn được cập nhật để công ty có thể nhanh chóng xử lý các thay đổi trong dữ liệu.
• Phân tích dữ liệu: Cốt lõi của báo cáo quản trị thông minh là tập trung vào phân tích mô tả và dự đoán, giúp trả lời các câu hỏi về vị trí của doanh nghiệp hiện tại ở đâu . Các công cụ BI cần có khả năng rút ra từ việc lưu trữ dữ liệu để tiến hành các loại phân tích khác nhau này.
• Báo cáo dữ liệu: BI thường là phần mềm đặc thù dành cho nhà quản trị cấp cao nhất (giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị). Vì đối tượng phục vụ đặc thù này,  BI cần phải truyền tải dữ liệu và thông tin theo cách súc tích và đơn giản giúp các nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt. Dựa trên các thông tin có nghĩa đó, họ sẽ đưa ra các quyết sách cuối cùng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Chức năng tài chính trong phần mềm quản trị doanh nghiệp

Lợi ích của Báo cáo quản trị thông minh (BI)

Hỗ trợ doanh nghiệp nhận biết các điểm khác biệt trước các đối thủ cạnh tranh: 

• Xác định xu hướng thị trường;
• Phát hiện sớm các mối đe dọa của đối thủ cạnh tranh;
• Thực hiện các nhiệm vụ hành động được xây dựng từ các dữ liệu kinh doanh;

Tối ưu hóa giá trị của khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận cho nhà máy thông minh

• Dự đoán các chi phí sản xuất để doanh nghiệp có thể đề xuất mức giá tốt trên thị trường so với các đối thủ khác;
• Tìm kiếm cơ hội bán hàng chéo hoặc liên kết bán hàng;
• Hỗ trợ quá trình nghiên cứu,  đổi mới các sản phẩm;
• Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng bằng cách tương tác với họ vào đúng thời điểm;

Quản lý các dây chuyền sản xuất khác nhau trong Nhà máy thông minh

• Để công nghệ phân tích xu hướng bán hàng trong tương lai;
• Cung cấp cho các chuyên gia bán hàng một quy trình làm việc thông minh để họ có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn theo dữ liệu được cung cấp trong từng tài khoản;

Giảm rủi ro từ các yêu cầu bảo hành từ khách hàng 

• Phân tích các trường hợp yêu cầu bảo hành để xác định và dự đoán sản phẩm bị lỗi nếu có;
• Phát hiện sớm các khu vực sản xuất có khả năng bị trục trặc;

Khi nào doanh nghiệp cần đến phần mềm BI?

Các phần mềm BI khi được sử dụng để hiển thị các mẫu thông tin đã được ghi nhận phân tích, nhằm giúp các bên liên quan đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cảnh báo họ về các vấn đề cần giải quyết ngay cũng như những thể hiện các lĩnh vực tiềm năng doanh nghiệp có thể phát triển. Do vậy, đối với các doanh nghiệp, phần mềm BI có thể được sử dụng ngay khi doanh nghiệp đó đã bước vào giai đoạn sản xuất và lưu thông hàng hóa. Doanh nghiệp mới trong giai đoạn xây dựng hoặc mới vận hành, phần mềm BI chưa thực sự cần thiết bởi lịch sử các dữ liệu chưa đủ để có thể phân tích hoặc tổng hợp.

Riêng đối với các doanh nghiệp đang từng bước triển khai nhà máy thông minh, phần mềm BI là bước cuối cùng để hoàn thành mô hình này. Để phần mềm BI có thể làm việc hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xây dựng được hệ thống PLC, IIOT, MES, ERP. Dựa trên nền tảng các ứng dụng trên, BI mới có đủ dữ liệu thuộc mọi khu vực sản xuất từ mọi thời điểm để xử lý và phân tích.

Cũng chính nhờ “chiều dày và chiều sâu” của hệ thống dữ liệu khổng lồ này, BI mới có thể đưa ra được các báo cáo quản trị chính xác và đúng đắn cho doanh nghiệp đưa ra được các quyết định phù hợp theo định hướng kinh doanh cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Báo cáo quản trị thông minh (BI): Thành tố không thể thiếu của nhà máy Smart Factory

Kết

Phần mềm BI đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và vận hành của sản xuất. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên sử dụng phần mềm này khi doanh nghiệp chưa có đủ cơ sở hạ tầng dữ liệu cho BI làm việc. Tốt hơn hết, doanh nghiệp nên nhờ đến các tư vấn từ các đơn vị cung cấp để có kế hoạch chính xác khi đưa vào phần mềm BI vào sản xuất.