Kaizen là gì? Ứng dụng Kaizen thế nào trong sản xuất?

Kaizen là khái niệm không mới hiện nay nhưng không phải nhà quản trị nào cũng hiểu được Kaizen là gì và ứng dụng của chúng ra sao trong quản trị sản xuất. Bài viết dưới đây sẽ mang tới một vài thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp đang muốn triển khai phương pháp này. 

>>> Đọc thêm: Infographic: Kaizen 5s là gì?

Khái niệm Kaizen là gì? Các loại Kaizen

Kaizen là một từ tiếng Nhật được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản khi tất cả các nhân viên thuộc mọi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ cùng làm việc với nhau để đạt được những mục tiêu chung, cải thiện quá trình sản xuất. Theo một nghĩa nào đó, triết lý này đề cao hoạt động làm việc tập thể để tạo ra một động cơ mạnh mẽ trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Có nhiều cách để áp dụng Triết lý Kaizen trong tổ chức của bạn. Đó có thể là cách tiếp cận ngắn hạn hoặc cách tiếp cận phức tạp hơn khi chúng cần được triển khai theo một kế hoạch cụ thể – một hình thức sự kiện Kaizen (Kaizen event) – sự kiện cải tiến liên tục. Dưới đây, chúng tôi đề cập tới cách tiếp cận Triết lý Kaizen hướng tới quan điểm quản trị chiến lược của chuyên gia kinh tế Hiroyuki Hirano. Quan điểm này phân chia Kaizen thành 4 loại: Điểm Kaizen, Dòng Kaizen, Mặt phẳng Kaizen và Khối Kaizen.

•  Điểm Kaizen: Triển khai Kaizen theo từng điểm là cách phổ biến và đơn giản cho những doanh nghiệp muốn bắt đầu ứng dụng triết lý Kaizen vào thực tiễn. Nó dựa trên cơ sở tiếp cận nhanh chóng và không cần lên nhiều kế hoạch. Khi ai đó nhận thấy một quy trình hoặc hành động không chính xác, vấn đề ấy sẽ được xử lý ngay lập tức bằng các biện pháp khắc phục tại chỗ. Một ví dụ về Kaizen theo điểm là khi thực hiện kiểm tra khu vực sản xuất và nhận thấy lỗi trong thiết bị hoặc chậm trễ trong quy trình, người giám sát ngay sau đó có thể yêu cầu người phụ trách khu vực đó thực hiện một biện pháp Kaizen nhanh chóng để khắc phục vấn đề.
• Dòng Kaizen: Đây là quá trình mà nhiều hoạt động điểm Kaizen hợp nhất để tạo ra dòng sản xuất, chẳng hạn như trong một dây chuyền lắp ráp. Hirano gọi đây là sự phát triển theo chiều dọc. Điều này giống như việc chọn một dòng chảy sản xuất và biến đổi nó để làm cho quá trình lưu chuyển tốt hơn.
• Mặt phẳng Kaizen: Trong khi dòng Kaizen là sự phát triển theo chiều dọc, thì có thể coi Kaizen trên mặt phẳng là hình thức phát triển theo chiều ngang. Đây là nơi các ý tưởng và học hỏi từ dòng mô hình được sử dụng để tạo ra nhiều dòng mô hình hơn trên toàn bộ nhà máy.
• Khối Kaizen: Khối Kaizen đề cập đến cấp độ khi mà tất cả các mặt phẳng được kết nối với nhau, dẫn đến các quá trình tinh gọn trên toàn bộ doanh nghiệp. Các cải tiến được thực hiện toàn diện và đồng bộ trong  tổ chức, bao gồm cả nhà cung cấp và khách hàng. Thông thường, khối Kaizen đòi hỏi phải sửa đổi các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn.

>>> Đọc thêm: Áp dụng kaizen trong sản xuất: bước nhỏ vươn tới thành công

Phương pháp tiếp cận của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Kaizen là triết lý luôn đề cao các sự cải tiến không ngừng nghỉ, chúng không phải là sự kiện xảy ra một lần duy nhất mà là cách tư duy có hệ thống của doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phương pháp tiếp cận này thường được chia thành 6 bước như sau:

1.  Đưa ra các ý tưởng Kaizen rồi chuẩn hóa chúng: Với những hoạt động đơn giản, lặp lại ở nhiều quy trình, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, các cải tiến đơn giản và có thể lặp đi lặp lại có thể sẽ cải thiện các hoạt động cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp hãy đưa ra cách thức hiệu quả nhất để thực hiện việc giao ca và yêu cầu thực hiện các hoạt động đó theo trình tự mỗi lần.
2. Đo lường: Đảm bảo các quy trình được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu định lượng. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải tính toán nhân viên của mình mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ khi áp dụng quy trình mới so với quy trình cũ? Đây là một số liệu mà dựa vào đó các nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ cải thiện của những thay đổi được đưa ra.
3. Đối chiếu: So sánh dữ liệu từ các phép tính với các thông số mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi liệu quy trình mới có tiết kiệm thời gian trong khi vẫn hoàn thành kết quả cuối cùng mong muốn không?
4. Đổi mới: Liên tục tìm kiếm các cách mới và cải tiến để làm cùng một công việc và duy trì kết quả như mong đợi.
5. Chuẩn hóa (một lần nữa): Một khi số đông nhân viên hài lòng với một ý tưởng hoặc quy trình mới được thử nghiệm, hãy biến thành quy định để chúng được thực hiện dễ dàng và lặp đi lặp lại. Việc thực hiện các hành động này sẽ được theo dõi bởi tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
6.  Lặp lại: Bắt đầu tiếp cận lại các bước trên với một thay đổi mới.

Các bước tiếp cận trên là một ý tưởng không tồi để áp dụng triết lý Kaizen và ý tưởng cải tiến không ngừng trong doanh nghiệp. Cách tiếp cận này, suy cho cùng chỉ là biến một sự thay đổi nào đó trở thành lối tư duy của toàn bộ doanh nghiệp và biến điều đó trở thành điều hiển nhiên. Tuy các doanh nghiệp có thể sử dụng các bước trên một cách linh hoạt nhưng nên lắng nghe ý tưởng từ tất cả các bộ phận để có những điều chỉnh phù hợp.

>>>Đọc thêm: Cải tiến liên tục – chìa khóa thành công của quản trị sản xuất

Từ khái niệm Kaizen là gì đến hoạt động quản trị sản xuất

Dù doanh nghiệp có tiếp cận khái niệm Kaizen trên quan điểm ra sao, hoạt động quản trị sản xuất trong doanh nghiệp cũng sẽ có góp phần thay đổi không chỉ về hiệu quả sản xuất mà thậm chí cả mối quan hệ giữa con người trong một tập thể.

1. • Tăng cường tinh thần đồng đội: Làm việc theo nhóm là điều cần thiết trong việc tạo ra một sự kiện Kaizen. Các nhóm Kaizen sẽ quy tụ hầu hết các thành viên của các phòng ban vì các quy trình có sự liên quan mật thiết tới nhau. Cùng hợp tác giải quyết các vấn đề vừa là cơ hội cho từng thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, vừa là cơ hội để nhân viên tăng cường kỹ năng làm việc theo nhóm. Doanh nghiệp chắc chắn sẽ có một đội ngũ nhân viên hoạt động nhịp nhàng và có tổ chức thông qua các sự kiện Kaizen.
   • Cải thiện kỹ năng lãnh đạo: Tất cả các đội Kaizen đều có một trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và thực hiện một sự kiện Kaizen. Một phần trong công việc của trưởng nhóm Kaizen là đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đang thực hiện đúng vai trò của họ và đảm bảo công việc đang được thực hiện. Những nhân viên nhiệt tình với những ý tưởng có tính ứng dụng có thể được trao cơ hội là người đứng đầu thay vì được chỉ định bởi nhà quản lý.
   • Hiệu quả sản xuất được cải thiện: Hiệu quả của sản xuất có thể được cải thiện từ những điều nhỏ nhất như việc tìm cách giảm thời gian di chuyển của nhân viên trên dây chuyền lắp ráp hoặc loại bỏ các thủ tục không cần thiết khỏi quy trình đặt hàng công việc. Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp liên tục tìm ra những cách làm khác nhau để giảm thiểu sự lãng phí này ra khỏi quy trình nhằm đảm bảo hiệu quả trên tất cả các bộ phận. 
   • Cải thiện các quy định có sẵn: Tài liệu hay các hướng dẫn  trong doanh nghiệp hiện có là cơ sở để một nhóm Kaizen sẽ bắt đầu tìm kiếm các điểm chưa hợp lý và tiến hành cải thiện. Nó cũng được coi là một lĩnh vực trọng tâm trong mắt của Kaizen – liên tục được phân tích, mổ xẻ và cải thiện. Liên tục cải thiện các quy trình, thói quen đã hình thành của một tổ chức tuy rất khó khăn nhưng rất quan trọng bởi vì chúng sẽ hỗ trợ nhiều trong việc đào tạo nhân viên mới và đo lường hiệu suất của nhân viên hiện tại.
   • Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Một lợi thế thường bị đánh giá thấp trong triết lý Kaizen đó là sự hài lòng của nhân viên. Mức độ hài lòng của nhân viên có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất, chất lượng công việc và tỷ lệ duy trì. Khi bạn lắng nghe và đánh giá cao ý tưởng của nhân viên để tiến hành các hoạt động cải thiện, đặc biệt nếu đó là lĩnh vực nằm trong chuyên môn của họ, nhân viên sẽ có cảm giác hài lòng và có thêm động lực làm việc. Mặt khác, khi họ có thể đóng góp các ý tưởng trong việc cải tiến các quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến mình, họ có thể sẽ đón nhận dễ dàng hơn các quy trình mới trong tương lai.
   • Cải thiện tính an toàn: Cải thiện an toàn về cơ bản là một lợi thế tất yếu khi thực hiện Kaizen. Chỉ bằng cách loại bỏ nhiều loại lãng phí (chuyển động, vận chuyển, v.v.), nguy cơ tai nạn tại lao động trong khu vực sản xuất nói riêng và doanh nghiệp nói chung sẽ được kiểm soát. Sử dụng các công cụ Kaizen như hệ thống 5S đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, giảm thiểu rủi ro cho các vụ tai nạn, cải thiện năng suất sản xuất. Khi nhân viên không phải lo lắng về sự an toàn, họ có thể tập trung sự chú ý vào công việc của mình.

>>>Đọc thêm: Case study tiêu biểu về sản xuất thông minh trên thế giới

Kết:

Hi vọng những kiến thức được cung cấp trên đây đã giúp bạn hiểu được khái niệm Kaizen gì? Vậy, doanh nghiệp của bạn đã thử áp dụng Kaizen để hỗ trợ quản trị sản xuất chưa? Nếu chưa, không bao giờ là quá muộn để tiến hành các hoạt động cải tiến trong doanh nghiệp để nâng cao năng lực quản trị và hiệu suất công việc. Hãy thử áp dụng Kaizen bắt đầu bằng việc loại bỏ những hoạt động thừa thãi và phân chia nhiệm vụ thành các đầu việc nhỏ hơn để có hiệu quả công việc cao hơn. 

>>>Đọc thêm: Kaizen: bí mật giúp Toyota không phải sa thải nhân viên ngay cả lúc khó khăn nhất