Cải tiến liên tục – chìa khóa thành công của quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất thành công là điều không bao giờ là dễ dàng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, có phương pháp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động đó là thực hiện chính sách cải tiến liên tục.

Cải tiến liên tục (Continuous Improvement) là gì? 

Cải tiến liên tục được bắt nguồn từ triết lý Kaizen được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản khi tất cả các nhân viên thuộc mọi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ cùng làm việc với nhau để đạt được những mục tiêu chung, cải thiện quá trình sản xuất. Triết lý này đề cao hoạt động làm việc tập thể để tạo ra một động cơ mạnh mẽ trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Ông Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống Kaizen nói rằng: “Năng lực con người có thể tăng lên vô hạn khi chúng ta bắt đầu suy nghĩ”. Theo nguyên lý của Kaizen, sự cải tiến liên quan tới tất cả mọi người trong tổ chức từ lãnh đạo cao nhất đến quản lý và công nhân.Khi thực hiện Kaizen, ý tưởng của người lao động được  khuyến khích từ những cải tiến nhỏ nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, đơn giản hóa quá trình làm việc, giảm thiểu sai sót và chi phí.

“Ở Toyota mỗi thành viên được thử thách phải nhận ra sự lãng phí. Công ty thường tổ chức những sự kiện Kaizen mini và cập nhật những ý tưởng Kaizen thường xuyên để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Trong 1 năm, một nhà máy của Toyota ghi nhận hơn 75.000 đề xuất cải tiến Kaizen (từ ​​7.000 nhân viên) và triển khai vào thực tế hơn 99% số đề xuất đó”.

>>> Đọc thêm: Kaizen và Lean trong sản xuất: Sự kết hợp hoàn hảo

Sự cải tiến có tính liên tục này có thể được tách thành 6 bước:

1. Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có tính lặp lại trong quá trình sản xuất hoặc tổ chức trong doanh nghiệp.
2. Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
3. So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu quá trình cải tiến này có tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp không? Liệu kết quả cải tiến có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
4. Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu cải tiến sản xuất có thể tăng năng suất.
5. Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Một khi số đông nhân viên hài lòng với quy trình mới được thử nghiệm, hãy biến thành quy định để chúng được thực hiện dễ dàng và lặp đi lặp lại. 
6. Lặp lại (Repeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.

>>>Đọc thêm: 14 nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của Fayol: Đừng làm nhiều hơn, hãy làm thông minh hơn

Chìa khóa quản trị sản xuất thành công – cải tiến liên tục

• Tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong doanh nghiệp

Các phương pháp mà bạn sử dụng trong doanh nghiệp tạo ra văn hóa làm việc cho chính doanh nghiệp của bạn. Rất nhiều doanh nghiệp loay hoay tìm ra định hướng hoặc mời gọi những người giỏi hơn hoặc mua vật liệu và máy móc với chi phí thấp hơn, thậm chí đuổi theo chi phí thấp hơn bằng cách thuê ngoài hoặc chuyển doanh nghiệp đến các nước có chi phí thấp, nhưng cuối cùng, chỉ có phương pháp cải tiến liên tục và văn hóa hướng tới sự phát triển không ngừng mới khiến cho doanh nghiệp xác lập được lợi thế cạnh tranh.

• Sử dụng cải tiến liên tục để loại bỏ lãng phí khỏi doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tăng chất lượng, cải thiện hiệu suất giao hàng và giảm chi phí trong khi vẫn đảm bảo mọi nhân viên trong doanh nghiệp vẫn được quan tâm. Nhờ có các sự kiện cải tiến nhỏ (Kaizen event) được thực hiện mỗi ngày trong mọi quy trình, doanh nghiệp sẽ dần dần cải thiện các giai đoạn trong quy trình quản trị sản xuất. 

• Thu hút được sự tham gia của toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp

Cải thiện các phương pháp trong mọi hoạt động và thu hút toàn bộ nhân viên tham gia vào các nỗ lực cải tiến. Cải tiến liên tục là một hành trình, không phải là đích đến, và cần có sự kiên nhẫn và tham gia đồng bộ của toàn thể cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp mới có thể thực hiện tốt phương pháp quản trị sản xuất này.

>>>Đọc thêm: Mô hình sản xuất tinh gọn được triển khai như thế nào tại Việt Nam

• Hoàn thiện các quy trình, thủ tục và chính sách về quản trị sản xuất

Các quy trình và chính sách chính là điều tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn. Chìa khóa để khiến cho doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn các đối thủ khi bản thân doanh nghiệp có thể chưa có những sản phẩm độc đáo, giá thành chưa cạnh tranh, đó chính là quy trình sản xuất chuyên nghiệp, trôi chảy và không có các lãng phí không đáng có. Đây cũng là nơi tập trung nhiều nhất các dự án cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.

Một yếu tố quan trọng còn thiếu trong nhiều tổ chức là khiến mọi người làm việc với cùng một chiến lược và hướng tới cùng một mục tiêu. Các doanh nghiệp cần có một quy trình triển khai chính sách chính thức (hoshin kanri) để mọi người cùng làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.  Nếu bạn duy trì được hệ thống quy trình nhất quán trong doanh nghiệp, bạn phải sử dụng chúng ở mọi nơi cho dù có những điều kiện mang tính địa phương được đặt ra trong quá trình sản xuất hoặc mở rộng sản xuất. Chỉ có nhờ vây, dù quy mô doanh nghiệp có lớn tới đâu, hoạt động quản trị sản xuất vẫn có thể diễn ra hiệu quả và liên tục.

>>> Đọc thêm: Triết lý kaizen: 10 nguyên tắc cốt lõi tạo nên chìa khóa thành công trong doanh nghiệp

Kết

Quản trị sản xuất trong doanh nghiệp rất cần các cải tiến diễn ra không ngừng nghỉ. Với những cải tiến liên tục, doanh nghiệp của bạn có khả năng vượt lên trước đối thủ cạnh tranh khi họ cũng có những thay đổi để phù hợp với yêu cầu kinh doanh nhưng không thường xuyên. Đảm bảo được các hoạt động cải tiến liên tục hiệu quả, điều đó cũng có nghĩa doanh nghiệp của bạn sở hữu hệ thống quản trị sản xuất vô cùng chất lượng.