Yêu cầu đối với phân hệ quản trị sản xuất trong ERP

Khác với các hệ thống MES trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất dưới nhà máy theo thời gian thực, phân hệ quản trị sản xuất trong ERP lại tập trung vào quản lý năng lực và nhu cầu sản xuất của nhà máy để hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về phân hệ này của ERP trong bài viết.

Các yêu cầu cần có đối với phân hệ quản trị sản xuất trong ERP

Quản trị sản xuất là một phân hệ đặc biệt trong ERP, được thiết kế nhằm giúp các nhà sản xuất giải quyết bài toán liên quan đến việc hoạch định nguồn lực trong nhà máy. Để làm được điều đó, phân hệ quản trị sản xuất trong ERP cần được trang bị các tính năng cần thiết hỗ trợ:

• Lập kế hoạch sản xuất
• Quản lý định mức nguyên vật liệu
• Quản lý năng lực sản xuất
• Quản lý nhu cầu sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu
• Quản lý công đoạn sản xuất
• …

Xem thêm: Sự khác nhau giữa phân hệ quản lý sản xuất trong ERP và MES

Phân hệ quản trị sản xuất trong ERP cần đáp ứng yêu cầu về quản lý năng lực và nhu cầu sản xuất

Để có một kế hoạch sản xuất hoàn hảo, trước tiên, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin về nhu cầu sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu và năng lực sản xuất thực tế của nhà máy. Do đó, phân hệ quản trị sản xuất trong phần mềm ERP cần có khả năng khai báo năng lực sản xuất (bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí…), tính toán nhu cầu sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu phù hợp.

Đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất cần sự tư vấn của nhà triển khai có kinh nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở về mặt thời gian đối với sản xuất.

Xem thêm: Vai trò của hệ thống ERP trong nền tảng sản xuất thông minh

Yêu cầu về lập kế hoạch sản xuất

Một trong những yêu cầu của doanh nghiệp đối với phân hệ quản trị sản xuất trong ERP là việc trợ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất. Kế hoạch này cần phải tính toán được ngày bắt đầu sản xuất tối ưu, đáp ứng tất cả các nhu cầu. Riêng các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống phần mềm ERP cần lập kế hoạch sản xuất ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Sau khi có kế hoạch, hệ thống cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu để đáp ứng được kế hoạch sản xuất đó. Muốn vậy, hệ thống phải có khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng định mức NVL, các đơn mua hàng và lệnh sản xuất dang dở, số liệu tồn kho nguyên vật liệu, thời gian cung ứng vật tư… để tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Kết quả xác định sẽ được chuyển sang bộ phận cung ứng qua các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư.

Yêu cầu quản lý quy trình & công đoạn sản xuất

Ngoài yêu cầu về lập kế hoạch, phân hệ quản trị sản xuất của ERP cũng cần đáp ứng được các tính năng như: Quản lý quy trình của từng lệnh/lô sản xuất, thống kê công đoạn, ghi nhận tiêu hao nguyên vật liệu và ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô sản xuất. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả sản xuất.

Yêu cầu về tính giá thành sản phẩm

Phải nói rằng, bài toán tính giá thành sản xuất là bài toán “nhức đầu muôn thuở” của các doanh nghiệp hiện nay. Nhiều khi doanh nghiệp quyết định triển khai giải pháp phần mềm ERP cũng là để giải quyết bài toán “nhức đầu” này.

Tính giá thành sản xuất là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả sản xuất, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của DN. Hiện nay, đa phần DN đều sử dụng phương pháp tính giá thành bình quân cuối kỳ.

Phân hệ quản trị sản xuất trong ERP cần cho phép doanh nghiệp khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ định mức nguyên vật liệu (BOM) tại thời điểm trước khi sản xuất. Trong quá trình sản xuất, phân hệ này cũng cần cho doanh nghiệp biết tương đối chính xác giá thành sản xuất tại bất kỳ thời điểm nhập kho nào. Đến cuối kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính lại giá thành thực tế trong kỳ.

Đọc thêm: Phần mềm 3S ERP có những phân hệ chức năng nào?

Lưu ý khi triển khai phân hệ sản xuất ERP

Khi triển khai phân hệ quản trị sản xuất trong ERP, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

Một số lưu ý khi triển khai phân hệ ERP sản xuất

Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai phân hệ quản lý sản xuất là do doanh nghiệp, nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Một phần do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế. Đối với nhà tư vấn triển khai, do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm thực tế nên không xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp một cách thấu đáo. Để khắc phục, doanh nghiệp phải xác định rõ những gì mình cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm.

Lưu ý khi lập giải pháp quản lý sản xuất

Trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, phân hệ sản xuất do có nhiều đặc thù, tốn nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, định mức nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy, trong quá trình xây dựng, nên đặt ở mức tổng quát cho cả hai trường hợp chưa có phân hệ sản xuất và khi đưa phân hệ này vào vận hành. Trong đó, cấu trúc bộ mã, cách chia công đoạn sản xuất, cách thức tổ chức thống kê và yêu cầu về phân tích chi phí/giá thành sẽ quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức khai báo và cập nhật BOM/Routing.

Không phá vỡ kiến trúc hệ thống

Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, các phân hệ có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ với nhau. Phân hệ sản xuất cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này, vì vậy trong quá trình xây dựng và triển khai thực tế, cần xem xét vấn đề ở mức tổng thể, không nên vì các lý do “đặc thù” mà tự ý thay đổi quy trình làm phá vỡ kiến trúc hệ thống dẫn đến sa lầy và thất bại.

Vì bản thân sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất có những đặc thù quản lý riêng, nên muốn triển khai thành công và hiệu quả phân hệ quản trị sản xuất trong ERP, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt cần chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm và từng triển khai thành công phân hệ sản xuất.