Số lô sản xuất là gì? Hướng dẫn quản lý kho theo số lô hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay, việc nắm vững khái niệm “số lô sản xuất là gì” trở thành yếu tố then chốt giúp các công ty sản xuất và phân phối tối ưu hóa quy trình quản lý. Mã lô sản xuất đóng vai trò như “giấy tờ tùy thân” cho từng đợt hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm soát chất lượng.

Tìm hiểu về số lô sản xuất

Số lô sản xuất là gì?

Mã lô sản xuất (hay còn gọi là Batch ID, Lot Code) được hiểu là một dãy ký tự đặc biệt, bao gồm chữ cái, chữ số hoặc sự kết hợp cả hai, được sử dụng để định danh một tập hợp sản phẩm được chế tạo trong cùng một chu kỳ, địa điểm và điều kiện sản xuất. Việc ghi chú thông tin này trên bao bì là yêu cầu bắt buộc theo luật định Việt Nam cũng như các chuẩn mực quốc tế.

Số lô sản xuất thường được ghi trên nhãn bao bì sản phẩm

Mã định danh lô hàng trở thành công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp:

• Theo dõi và giám sát chất lượng sản phẩm
• Truy tìm nguồn gốc xuất xứ một cách nhanh chóng
• Tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho

Các đặc điểm nổi bật của mã lô

• Về cấu trúc: Nhà sản xuất có toàn quyền quyết định format và cách thức mã hóa (sử dụng ký tự số, chữ cái hoặc kết hợp)
• Về vị trí: Thông tin mã lô thường xuất hiện ở mặt sau sản phẩm, các góc bao bì, đáy hoặc nắp của chai/hộp đựng
• Về tính thống nhất: Toàn bộ sản phẩm trong một lô phải đảm bảo tính đồng nhất về thiết kế, kích cỡ, chất liệu, màu sắc và tính năng

Cách đọc và ký hiệu số lô sản xuất

Quy định về ký hiệu mã lô tại Việt Nam

Theo văn bản hướng dẫn số 04/2008/TT-BYT từ Bộ Y tế, thông tin mã lô có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức:

• Dạng đầy đủ: “Số lô sản xuất”
• Dạng viết tắt: “Lô SX”, “LSX”, “SLSX”

Đối với hàng hóa nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài (như “Lot No”, “BATCH”), nhãn phụ tiếng Việt cần ghi rõ: “Thông tin mã lô được in trên nhãn gốc của sản phẩm”.

Cách ghi số lô sản xuất

1. Mã hóa theo thời gian sản xuất

Format ngày tháng năm đầy đủ:

• YYYYMMDD: Ví dụ 20250615 (sản phẩm làm ngày 15/06/2025)
• DDMMYY: Ví dụ 150625 (ngày 15/06/2025)
• YYDDD: Ví dụ 25166 (năm 2025, ngày thứ 166 trong năm)

2. Mã hóa kết hợp nhiều thông tin

Thời gian + Thiết bị sản xuất: 20250615M02 = Ngày 15/06/2025, máy số M02

Thời gian + Ca làm việc + Dây chuyền: 20250615-A-DH1 = Ngày 15/06/2025, ca sáng (A), dây chuyền DH1

• A: Ca sáng
• B: Ca chiều
• C: Ca tối

Thời gian + Mã sản phẩm: 20250615PR105 = Sản phẩm PR105 sản xuất ngày 15/06/2025

3. Mã hóa tuần tự

Số liên tiếp: 000001, 000002, 000003… Chữ số kết hợp: X001, X002, Y001… Tuần tự theo ngày: 20250618-001, 20250618-002…

Có nhiều cách ghi số lô sản xuất

Vai trò của số lô sản xuất

Quản lý hàng hóa theo số lô sản xuất giúp doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích thiết thực. Có thể kể đến như:

Nâng cao kiểm soát chất lượng

Hệ thống quản lý theo mã lô cho phép doanh nghiệp giám sát chất lượng một cách có hệ thống theo từng giai đoạn sản xuất. Khi xảy ra sự cố về chất lượng hoặc an toàn, công ty có thể nhanh chóng xác định phạm vi tác động, thu hồi đúng lô bị ảnh hưởng thay vì toàn bộ sản phẩm đang lưu thông. Điều này vừa bảo vệ người tiêu dùng, vừa tối thiểu hóa tổn thất kinh tế.

Tăng tốc quá trình truy xuất nguồn gốc

Mã lô giúp doanh nghiệp có thể truy vết toàn diện lịch sử của một đợt hàng, bao gồm nguồn cung nguyên liệu, quy trình chế tạo, kiểm định chất lượng và kênh tiêu thụ. Khả năng này đảm bảo tính minh bạch, hỗ trợ kiểm soát chất lượng hiệu quả và xây dựng uy tín thương hiệu.

Doanh nghiệp có thể truy xuất nguồn gốc theo số lô sản xuất

Tối ưu hóa quản lý kho bãi

Việc quản lý kho theo mã lô giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê và phân loại hàng hóa theo các nguyên tắc khoa học như FIFO (vào trước ra trước) hoặc FEFO (hết hạn trước xuất trước), từ đó giảm thiểu thất thoát do hàng hóa quá hạn sử dụng.

Hơn nữa, thông tin mã lô còn hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các sản phẩm có doanh số tốt và mặt hàng tồn kho cao, từ đó hoạch định chiến lược nhập hàng, sản xuất và phân phối hợp lý.

Gia tăng lòng tin khách hàng

Thông qua mã lô sản xuất, người tiêu dùng có thể tiếp cận thông tin minh bạch về thời điểm và nguồn gốc sản phẩm, tạo sự yên tâm khi đưa ra quyết định mua sắm. Trong trường hợp phát sinh vấn đề, khách hàng có thể cung cấp thông tin mã lô để nhận được hỗ trợ kịp thời từ nhà cung cấp.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Các lĩnh vực có yêu cầu cao về kiểm soát chất lượng như dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất đều có những quy định pháp lý nghiêm ngặt về việc ghi nhãn và truy xuất nguồn gốc. Việc ghi mã lô đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này, tránh rủi ro pháp lý và các khoản phạt hành chính.

Xem thêm: Áp dụng 5S trong sản xuất: Doanh nghiệp thu lại lợi ích gì?

Giải pháp quản lý hàng hóa theo số lô sản xuất

Quản lý hàng hóa theo mã lô là quá trình tổ chức, kiểm soát và theo dõi dựa trên thông tin mã định danh lô. Khi quy mô hoạt động mở rộng, việc quản lý thủ công bằng Excel hoặc giấy tờ dễ dẫn đến sai sót và khó kiểm soát.

3S WMS giúp doanh nghiệp quản lý kho theo số lô hiệu quả

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả, ITG Technology đã nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý kho thông minh 3S WMS. Đây là giải pháp quản lý kho toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Thực hiện nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển chính xác theo mã lô
• Thiết lập danh mục linh kiện thay thế
• Áp dụng các nguyên tắc quản lý như FIFO, FEFO, Just-in-time
• Quản lý theo vị trí cụ thể trong kho
• Theo dõi tồn kho theo từng lô riêng biệt
• Giám sát hạn sử dụng sản phẩm
• Trực quan hóa công suất kho bãi
• Truy xuất nguồn gốc đa chiều theo mã vật tư, số lô, vị trí, mã đóng gói

Việc áp dụng giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp triển khai quản lý theo mã lô một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động tổng thể.

Sau khi tìm hiểu toàn diện về chủ đề “số lô sản xuất là gì”, chúng ta có thể thấy rằng mã lô sản xuất không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự mà còn là công cụ quản lý then chốt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh hiện đại. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng cách hệ thống mã lô sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc nâng cao chất lượng sản phẩm đến tối ưu hóa quy trình vận hành và gia tăng niềm tin khách hàng.