Hệ thống lean trong sản xuất từ mô hình của Toyota

Toyota là một trong doanh nghiệp hàng đầu thế giới triển khai thành công hệ thống lean trong sản xuất. Từ mô hình của doanh nghiệp này, nhiều cách thức triển khai sản xuất tinh gọn rất đáng học hỏi đã được ra đời.

Một trong những câu chuyện thành công nhất về lean trong sản xuất hiện nay là mô hình sản xuất từ Toyota. Hệ thống sản xuất Toyota được biết đến rộng rãi hơn với tên gọi sản xuất tinh gọn theo kiểu Toyota. Phần lớn nội dung của phương thức này được tạo ra bởi người sáng lập Toyota – Sakichi Toyoda, con trai của ông Kiichiro Toyoda, thêm đó là sự đóng góp của kỹ sư trưởng Taiichi Ohno. Mục tiêu chính của TPS là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, được gọi là muda. 

>>> Đọc thêm: Lean manufacturing là gì? khám phá những nhà máy ứng dụng lean

Để loại bỏ các lãng phí, điều quan trọng là phải hiểu chính xác các lãng phí là gì và nó tồn tại ở đâu trong hoạt động sản xuất. Tuy mỗi doanh nghiệp đều có một mặt hàng sản xuất đặc thù, nhưng nhìn chung, lãng phí được tìm thấy trong môi trường sản xuất tương đối giống nhau. 

7 lãng phí trước khi thực hiện hệ thống lean trong sản xuất

• Lãng phí khi sản xuất thừa. Sản xuất thừa nhu cầu của khách hàng là một loại lãng phí. Đây cũng là một trong những loại nghiêm trọng nhất trong số 7 lãng phí; Lãng phí khi sản xuất thừa là làm ra quá nhiều hoặc quá sớm. Điều này luôn có nguyên nhân từ việc các lô hàng quá khổ, thời gian làm việc quá dài, quan hệ với nhà cung cấp tồi và hàng loạt các lý do khác. Hệ thống sản xuất của Toyota đôi khi cũng được gọi là sản xuất thời gian ngắn vì mọi mặt hàng đều được sản xuất đúng như cần thiết. Sản xuất quá mức có thể tạo ra thời gian chờ quá mức, dẫn đến chi phí lưu kho cao và gây khó khăn cho việc phát hiện lỗi. 

• Lãng phí khi chờ đợi. Bất cứ khi nào hàng hóa không được di chuyển hoặc đang được xử lý, sự lãng phí khi chờ đợi sẽ xảy ra. Phần lớn thời gian của một sản phẩm gắn liền với việc chờ đợi hoạt động tiếp theo; điều này thường là do chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, quá trình sản xuất quá dài và khoảng cách giữa các trung tâm làm việc quá lớn. Việc xem xét và cải tiến quy trình trong sản xuất sẽ giúp liên kết các hoạt động chặt chẽ với nhau hơn, giảm thời gian chết.
• Lãng phí hàng tồn kho.  Từ hai lãng phí kể trên, hệ quả tất yếu là dẫn đến tình trạng tồn kho không đáng có cho doanh nghiệp. Việc hàng hóa lưu kho quá lâu luôn chứa đựng nhiều vấn đề: ngoài chi phí thuần cho hàng tồn kho của bạn có thể khiến bạn mất thêm các chi phí khác; tồn kho là nguyên nhân gây ra nhiều lãng phí khác. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hàng hóa tại các kho lưu trữ không đảm bảo, di chuyển hàng hóa nhiều lần sẽ dẫn tới tình trạng hàng hóa bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc bị quá hạn.
• Lãng phí khi vận chuyển. Giai đoạn vận chuyển là một trong những giai đoạn gây lãng phí trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có khu vực sản xuất sắp xếp chưa hợp lý, việc luân chuyển thành phẩm/bán thành phẩm sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức. Với tư cách là một doanh nghiệp thì bạn phải trả lương cho người lao động di chuyển nguyên vật liệu từ nơi này sang nơi khác, một quá trình mà chỉ khiến bạn mất chi phí và không tạo ra giá trị thực chất cho doanh nghiệp. Lãng phí khi vận chuyển có thể tốn kém nhiều chi phí như: nhân công để thực hiện di chuyển và thiết bị như xe tải hoặc xe nâng để thực hiện những việc di chuyển nguyên liệu với chi phí đắt đỏ.
• Lãng phí khi thừa quy trình. Lãng phí khi thừa quy trình xảy ra ở những nơi mà chúng ta dùng các kỹ thuật không phù hợp, thiết bị quá khổ, cường độ làm việc quá cao, thực hiện các quy trình mà khách hàng không yêu cầu và rất nhiều vấn đề khác. Tất cả những điều này sẽ khiến chúng ta mất thời gian và tài chính. Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng thiết bị có độ chính xác cao và đắt tiền trong khi các công cụ đơn giản hơn cũng đã đủ cho nhu cầu của họ. Toyota nổi tiếng với việc sử dụng dây chuyền tự động hóa chi phí thấp, kết hợp với các máy được bảo trì thường xuyên . Bài học từ TPS là nên đầu tư vào các thiết bị nhỏ hơn, linh hoạt hơn nếu có thể từ đó có thể giúp giảm đáng kể sự lãng phí khi xử lý không phù hợp.
• Lãng phí trong thao tác. Thao tác thừa của con người hoặc máy móc cũng được coi là một loại lãng phí. Những thao tác không cần thiết được hiểu là việc di chuyển không cần thiết của người lao động trong bộ phận sản xuất. việc sửa chữa những máy móc đáng lẽ có thể được bảo trì trước đó, giống như khi cúi xuống để lấy những vật nặng ở dưới sàn trong khi chúng nên được để ở tầm ngang thắt lưng để giảm sự căng thẳng và thời gian để lấy. Việc di chuyển quá nhiều giữa các bộ phận làm việc, di chuyển máy móc quá nhiều từ điểm đầu đến nơi làm việc là những ví dụ của Lãng phí trong thao tác. Tất cả các loại thao tác lãng phí này khiến bạn mất thời gian và dĩ nhiên, tiền bạc và gây căng thẳng không đáng có cho người lao động và máy móc của bạn. Cuối cùng thì kể cả rô-bốt cũng bị hỏng nếu tiếp tục duy trì những thao tác thừa như vậy.
• Lãng phí do hàng lỗi. Hàng lỗi ẩn chứa nhiều vấn đề và những lãng phí khác nhau. Việc khắc phục hàng lỗi khiến bạn mất nhiều chi phí hơn bạn tưởng. Mỗi một sản phẩm lỗi đều cần phải reworking/sorting hoặc thay mới, gây lãng phí nguồn lực và nguyên liệu. Không chỉ thế, việc này còn khiến phát sinh thêm các công việc giấy tờ, và có thể dẫn đến mất khách hàng. Lãng phí do hàng lỗi cần được hạn chế ở bất kỳ nơi nào có thể, và tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là tốn thời gian để tìm kiếm chúng. Doanh nghiệp có thể tực hiện các hệ thống poka-yoke (poka-yoke là một kỹ thuật trong sản xuất tinh gọn giúp cho người vận hành thiết bị tránh được lỗi) và kỹ thuật tự động hóa có sự điều chỉnh của con người có thể giúp ngăn ngừa hàng lỗi trong quá trình sản xuất, giảm việc sản xuất thừa và tập trung vào việc nắm bắt các vấn đề, đồng thời đảm bảo cho việc chúng sẽ không tái diễn. 

Nhờ mô hình TPM, Toyota từ lâu đã xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp dẫn đầu công nghiệp tự động trên thế giới thông sản xuất và sản phẩm. Đây cũng chính là mảng sản xuất tạo nên thương hiệu của Toyota cũng như Hệ thống sản xuất Toyota. Trong mô hình của Toyota, bước đầu tiên để đạt được mục tiêu trở thành nhà sản xuất tinh gọn là xác định và loại bỏ bảy loại lãng phí. Cho dù giá thành sản phẩm có thể gia tăng, nhưng Toyota hoàn toàn có cách để khách hàng hiểu quá trình loại bỏ các lãng phí này và sẵn sàng trả thêm khoản tiền phát sinh.

Triết lý Kaizen trong triển khai hệ thống lean trong sản xuất

Mặc dù coi mức tồn kho thấp là một thành phần quan trọng trong Hệ thống sản xuất Toyota, nhưng điều quan trọng hơn đó là việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, cải tiến liên tục bắt nguồn từ gốc vấn đề và tôn trọng người lao động. Đây chính là tinh thần của phương pháp cải tiến liên tục – Kaizen khi được ứng dụng vào thực tế tại Toyota.

Toyota cho rằng chìa khóa của thành công là khai thác kiến ​​thức và hiểu biết của các thành viên trong nhóm. Điều này được thể hiện rõ khi doanh nghiệp này thực hiện rất nhiều khóa đào tạo nghiệp vụ và nâng cao trách nhiệm của người lao động. Chỉ bằng cách tận dụng sự sáng tạo của nhân viên, Toyota có thể liên tục cải thiện các quy trình nhằm nâng cao chất lượng làm việc cũng như môi trường sản xuất.

Thực tế trong sản xuất một số công việc gây nhiều khó khăn cho người lao động vì vậy, hệ thống sản xuất Toyota được ra đời để tập trung giảm bớt những phần công việc khó khăn ấy. Những công việc khó khăn được xác định là những nhiệm vụ đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt từ các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, những nhà quản lý sản xuất đòi hỏi kỹ năng đặc biệt từ nhân viên sẽ gây ra sự khác biệt và công việc không nhất quán dẫn đến các vấn đề an toàn hoặc chất lượng.

Hai hướng để giúp người lao động loại bỏ khó khăn trong công việc là cải tiến theo hướng đơn giản hóa quy trình và sử dụng máy móc thiết bị tự động (robot).

>>> Đọc thêm: Tại sao khái niệm Kaizen lại gắn với Toyota?

Kết

Hệ thống lean trong sản xuất tại Toyota có những điểm rất khác so với các cách làm thông thường. Toyota luôn biết cách biến những lý thuyết về lean, về Kaizen thành từng hoạt động cụ thể và các công cụ đặc biệt. Nếu như doanh nghiệp của bạn đang chưa biết bắt đầu triển khai hệ thống lean trong sản xuất từ đâu, chắc chắn Toyota sẽ là một hình mẫu đáng học hỏi.