7 công cụ quản lý chất lượng theo lý thuyết của người Nhật

7 Công cụ quản lý chất lượng cơ bản (còn gọi là 7 Công cụ QC) có nguồn gốc từ Nhật Bản. Các công cụ này được hình thành khi Nhật Bản trải qua cuộc cách mạng lớn về chất lượng và đã trở thành một chủ đề bắt buộc trong chương trình đào tạo công nghiệp tại đất nước này. Chúng có thể được áp dụng dễ dàng nhằm giải quyết các vấn đề phức tạp liên quan đến chất lượng. Vậy các công cụ này là gì?

7 công cụ quản lý chất lượng đóng vai trò gì trong triết lý quản lý của Nhật Bản?

7 công cụ QC có thể được áp dụng trên mọi ngành công nghiệp bắt đầu từ giai đoạn phát triển sản phẩm cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng hoặc đối tác. Thậm chí ngày nay, bộ công cụ 7QC còn được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong các giai đoạn khác nhau của 6 Sigma.

Nói qua về phương pháp 6 Sigma, phương pháp này được sinh ra từ lý thuyết của một nhóm nhỏ các kỹ sư giữa thế kỷ 20. Đứng đầu trong số họ là W. Edwards Deming, một nhà thống kê người Mỹ đã đến Nhật Bản để đào tạo các kỹ thuật sản xuất vào năm 1950. Về lý thuyết, 6 Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh.

6 Sigma sẽ chỉ dẫn điều tra và kiểm soát các tác nhân chính, nhằm ngăn ngừa lỗi (FMEA) xảy ra ở ngay công đoạn đầu tiên. Và trong suốt các giai đoạn triển khai triết lý trên, các công cụ quản lý chất lượng cũng được đưa vào áp dụng và góp vai trò quan trọng trong hoạt động tìm kiếm, thống kế, phát hiện các lỗi trong quá trình hoạt động tại doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm: Khái niệm Six Sigma là gì? Vai trò của nó trong sản xuất

7 công cụ quản lý chất lượng theo lý thuyết của người Nhật là gì?

1. Biểu đồ phân bố (Phân chia và kiểm soát)

Phân bổ là một phương pháp phân chia dữ liệu thành các danh mục nhỏ và phân loại dữ liệu dựa trên nhóm, lớp hoặc cấp độ, hỗ trợ nhà quản trị thu thập dữ liệu cần thiết để hiểu về các vấn đề đang tồn tại.

Mục đích chính của sự phân bổ là phân chia dữ liệu và chinh phục ý nghĩa các các dữ liệu để giải quyết vấn đề.

• Dữ liệu không phân tầng 

Ví dụ: Những ngày một nhân viên đến văn phòng muộn là 5 tháng 1, 12 tháng 1, 13 tháng 1, 19 tháng 1, 21 tháng 1, 26 tháng 1, 27 tháng 1

• Dữ liệu được phân tầng: (Cùng một dữ liệu được phân loại theo ngày trong tuần)

Bảng 1.1 – Tần suất – Cuối ngày làm việc

2. Biểu đồ Histogram

Biểu đồ Histogram được giới thiệu bởi Karl Pearson là một biểu đồ cột cho thấy tần số xuất hiện của từng yếu tố trên cột.

Mục đích chính của Biểu đồ Histogram là nghiên cứu mật độ dữ liệu và nhận biết các yếu tố hoặc dữ liệu có tần suất lặp lại thường xuyên hơn.

Biểu đồ này giúp ưu tiên và xác định đâu là lĩnh vực cần được chú ý tối đa ngay lập tức.

Biểu đồ 2.1 – Biểu đồ histogram – Các lỗi phân chia theo ngày

3. Phiếu kiểm soát (Check Sheets)

Một phiếu kiểm soát có thể là các con số thống kê, một bảng biểu hoặc một biểu mẫu nhằm thu thập dữ liệu và phân tích chúng. Ý nghĩa của Phiếu kiểm soát (Check Sheets) là liệt kê những điểm hoặc sự kiện quan trọng cần nhớ trong biểu mẫu thống kê và phải cập nhận trạng thái diễn ra sự kiện đó thường xuyên nhằm hỗ trợ nhà quản trị đánh giá được quá trình thực hiện, nhận biết các lỗi và nguyên nhân dẫn đến các lỗi đó.

Bảng 3.1 – Phiếu kiểm soát: Loại lỗi và quá trình chúng diễn ra các ngày trong tuần

4. Biểu đồ nhân quả (Cause – Effect diagram) – Biểu đồ “xương cá” hoặc biểu đồ Ishikawa

Biểu đồ nhân quả được giới thiệu bởi Kaoru giúp xác định các nguyên nhân (hoặc yếu tố) khác nhau dẫn đến một hiệu ứng (hoặc vấn đề) và cũng giúp tạo ra mối quan hệ có ý nghĩa giữa chúng.

Mục đích chính của sơ đồ này là xác định tất cả các nguyên nhân gốc rễ đằng sau một vấn đề.

Khi một vấn đề liên quan đến chất lượng được xác định, mọi yếu tố dẫn đến nguyên nhân của vấn đề cũng cần được xác định (bao gồm cả yếu tố chính và các yếu tố phụ). Điều này giúp nhà điều hành xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Kết quả là chúng ta có được một sơ đồ với các nhánh và nhánh phụ của các nguyên nhân giống như sơ đồ xương cá.

Trong ngành sản xuất, để xác định nguồn gốc của biến thể, các nguyên nhân thường được nhóm thành các loại chính dưới đây:

• Con người
• Phương thức
• Máy móc
• Vật liệu
• Dụng cụ đo lường
• Môi trường

Hình 4.1 – Sơ đồ xương cá: Hoạt động trễ hẹn trong sản xuất sản phẩm

5. Biểu đồ Pareto (Quy tắc 80 – 20)

Biểu đồ Pareto được đặt theo tên Parfredo Pareto. Biểu đồ Pareto xoay quanh khái niệm về quy tắc 80-20, trong đó nhấn mạnh rằng trong bất kỳ quy trình nào, 80% vấn đề hoặc sự cố chỉ là do 20% là các nguyên nhân lớn (Vital Few), trong khi 20% còn lại của sự cố hoặc thất bại là do 80% là các nguyên nhân nhỏ (Trivial Many).

Mục đích chính của Biểu đồ Pareto là phân loại được các nguyên nhân tác động đến chất lượng sản phẩm có tính đến tầm quan trọng của chúng đối với sản phẩm.

Biểu đồ Pareto bao gồm các cột và đường thẳng trong đó các yếu tố riêng lẻ được biểu thị bằng cột theo thứ tự giảm dần của tác động của chúng và tổng tích lũy được hiển thị bằng đường thẳng.

Biểu đồ Pareto giúp các nhà quản trị chất lượng theo những cách sau:

• Phân biệt giữa số ít các yếu tố quan trọng (Vital Few) và số nhiều yếu tố không quan trọng (Trivial Many).
• Biểu thị tầm quan trọng tương đối của nguyên nhân một vấn đề.
• Tập trung vào các nguyên nhân sẽ có tác động lớn nhất khi được giải quyết.

Biểu đồ 5.1 – Biểu đồ Pareto: Nguyên nhân gây ra lỗi trong các mục được cung cấp

6. Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

Biểu đồ phân tán về cơ bản là một công cụ thống kê mô tả các biến phụ thuộc trên biến Y và trục độc lập trên trục X được vẽ dưới dạng các chấm trên các điểm giao nhau chung của chúng. Các dấu chấm này có thể làm nổi bật bất kỳ mối quan hệ hiện có giữa các biến này hoặc một phương trình ở định dạng Y = F (X) + C, ở đây C là hằng số tùy ý.

Mục đích của biểu đồ phân tán là hình thành mối quan hệ giữa vấn đề (ảnh hưởng tổng thể) và các nguyên nhân đang ảnh hưởng. Mối quan hệ có thể là tuyến tính, đường cong, hàm mũ, logarit, bậc hai, đa thức,… 

Hình 6.1- Biểu đồ phân tán: Các loại quan hệ tương quan trong biểu đồ phân tán)

7. Biểu đồ kiểm soát (Biểu đồ Shewhart)

Biểu đồ kiểm soát, hay được gọi bằng cái tên khác là biểu đồ Shewhart theo tên người tạo nên chúng, về cơ bản là một biểu đồ số thống kê hỗ trợ việc kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất có đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay không sau khi đã xác định được các hạn chế/ lỗi cụ thể.

Mục đích chính của biểu đồ kiểm soát là xác định tính ổn định và tính khả thi trong điều kiện sản xuất hiện tại của một sự kiện/ vấn đề được đề ra.

Trong Biểu đồ kiểm soát, dữ liệu thể hiện thời gian theo trục X. Biểu đồ kiểm soát sẽ luôn có một đường trung tâm , một đường cao hơn tượng trưng cho mức trần giới hạn kiểm soát  và một đường thấp hơn cho mức sản của giới hạn kiểm soát. Những đường này được xác định từ dữ liệu lịch sử thu thập được trong thời gian dài.

Bằng cách so sánh dữ liệu hiện tại với các mức sàn và trần, các chuyên gia có thể đưa ra kết luận về việc liệu biến thể của quá trình có nhất quán (trong kiểm soát, bị ảnh hưởng bởi các nguyên nhân biến đổi phổ biến) hoặc không thể đoán trước được (ngoài tầm kiểm soát, bị ảnh hưởng bởi các nguyên nhân đặc biệt của biến thể). Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ tìm ra các điểm khác biệt giữa các nguyên nhân phổ biến với các nguyên nhân đặc biệt của các biến thể.

Hình 7.1 – Biểu đồ kiểm soát quá trình

Biểu đồ kiểm soát rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kiểm soát chất lượng (Quality Control Techniques), Six Sigma (Giai đoạn kiểm soát) và cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định khả năng xử lý và các biến thể trong sản xuất. Công cụ này cũng giúp xác định mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng của bất kỳ quy trình sản xuất nào.

Biểu đồ kiểm soát giúp dự đoán hiệu quả quá trình, hiểu các mẫu sản xuất khác nhau và nghiên cứu cách thay đổi một quy trình trong một khoảng thời gian.

Kết

Trong quan điểm của bất kỳ nhà quản lý sản xuất nào không chỉ riêng người Nhật Bản, chất lượng sản phẩm đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng chính là mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên điểm khác biệt giữa chất lượng sản phẩm của người Nhật so với các quốc gia khác chính là họ tuân thủ chặt chẽ và khắt khe các nguyên tắc và các phương pháp quản lý chất lượng làm việc, chất lượng sản phẩm… Việc sử dụng 7 công cụ quản lý chất lượng như trên rất cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào và chúng nên được sử dụng cùng một vài phương pháp khác như 6 Sigma, Lean với thái độ nghiêm túc nhất nhằm mang đến hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm: Vai trò của quản trị chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp