5S là một trong những công cụ phổ biến để triển khai triết lý Kaizen tại các doanh nghiệp hiện nay. Mặc dù phủ sóng rộng khắp trên toàn cầu, nhưng quan điểm sử dụng phương thức này tại các quốc gia phương Đông và phương Tây lại có những điểm khác biệt.

5s kaizen

Lịch sử hình thành và phát triển của triết lý Kaizen

Kaizen là một từ tiếng Nhật được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản đề cao hoạt động làm việc tập thể để tạo ra một động cơ mạnh mẽ trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Khái niệm Kaizen bắt đầu xuất hiện từ sau chiến tranh thế giới thứ 2 khi Hoa Kỳ cử một số cố vấn giúp người Nhật xây dựng lại nền kinh tế của họ. Một trong những cố vấn này – Tiến sĩ William Edwards Deming là người đặt nền móng cho triết lý Kaizen với ý tưởng 14 điểm. Ông cũng chính là người đưa ra quan điểm khẳng định rằng: “Cải thiện liên tục hệ thống sản xuất và dịch vụ chính là biện pháp tốt nhất nhằm cải thiện chất lượng và năng suất, và do đó liên tục giảm chi phí cho doanh nghiệp”.

Sau này, Masaaki Imai là người có công đóng góp khiến thuật ngữ Kaizen trở nên nổi tiếng hơn nhờ cuốn sách của mình: “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” (Kaizen: Chìa khóa cho Sự thành công của Nhật Bản). Masaaki Imai là nhà lý luận tổ chức và tư vấn quản lý người Nhật Bản, được biết đến với nhiều lý thuyết trong quản lý chất lượng, đặc biệt là về Kaizen. Năm 1985, ông thành lập Viện tư vấn Kaizen (KICG) để giúp các công ty phương Tây giới thiệu các khái niệm, hệ thống và công cụ của Kaizen. 

Đọc thêm: Cải tiến 5s: tạo sự khác biệt cho doanh nghiệp từ những điều tưởng chừng đơn giản

Lý thuyết về phương pháp 5S Kaizen

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Người Nhật đã khiến phương pháp 5S nổi tiếng trên toàn cầu và họ cũng rất tự hào khi cả thế giới cùng áp dụng phương pháp này của họ. 5S là 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke với ý nghĩa cụ thể như sau:

–  Seiri (Sàng lọc): Ở bước này, doanh nghiệp thực hiện việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chứng, chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

– Seiton (Sắp xếp): Sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng thì việc sắp xếp lại những đồ dùng, công cụ trong nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống sẽ là bước tiếp theo.

– Seiso (Sạch sẽ): Bước thứ 3 liên quan đến việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất.

– Seiketsu (Săn sóc): Nhân viên phải cải thiện các tài liệu hay quy trình để có thể dễ dàng áp dụng hơn trong các lĩnh vực công việc khác nhau trong doanh nghiệp 

– Shitsuke (Sẵn sàng): Sẵn sàng chính là việc thực hiện và duy trì một cách đều đặn và có hệ thống các bước trên để đảm bảo hoạt động cải tiến diễn ra liên tục. 

5s kaizen

Mô hình quản trị Kaizen 5S của người Nhật

Kaizen là một phương pháp liên quan đến lực lượng lao động để đưa ra nhiều ý tưởng để cải tiến, mỗi nhân viên dự kiến sẽ đưa ra (và thực hiện) 3 đến 5 cải tiến ý tưởng mỗi tháng. Sức mạnh của phương pháp này không nằm ở sự cải tiến nhỏ lẻ mà là sức mạnh tổng hợp của hàng trăm cải tiến nhỏ thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên không ngừng. Điều này đặc biệt thể hiện rõ ràng trong mô hình sản xuất tại công ty Toyota khi hệ thống sản xuất Toyota luôn nhấn mạnh sức mạnh tập thể và các ý tưởng đến từ từng cá nhân.

Những ý tưởng này và nhiều cải tiến khác có thể xuất hiện từ bất kỳ ai trong doanh nghiệp, từ người lao công đến nhân viên bảo vệ, từ công nhân lắp ráp đến lãnh đạo cấp cao. Từng ý tưởng được đưa ra đều được cân nhắc và đưa vào triển khai nếu nó thực sự phù hợp. Chính vì điều này, từng cá nhân đều cảm thấy gắn kết và có động lực thực hiện các cải tiến Kaizen trong chính doanh nghiệp của mình. Mọi lĩnh vực và mọi quy trình đòi hỏi phải liên tục cải tiến nhằm giúp công ty vận hành ổn định mà vẫn có thể cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng và sản xuất sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn, từ đó đạt được ưu thế trên thị trường.

5s kaizen

Quan niệm của phương Tây về Kaizen 5S

Nhiều công ty ở phương Tây vẫn chưa nhìn nhận được tầm quan trọng trong việc sử dụng Kaizen hoặc thực hiện thành thục các phương pháp triển khai triết lý này trong thực tế. Đặc biệt, họ chưa nhận ra được sức mạnh của toàn bộ lực lượng lao động trong các hoạt động cải tiến tại doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều chuyên gia về Kaizen không tư vấn cả quá trình triển khai phương pháp này mà áp dụng kỹ thuật blitz kaizen để nhanh chóng cải thiện một quy trình trong thời gian vài ngày (thường là một sự kiện kéo dài một tuần). 

Các sự kiện Kaizen này (Kaizen blitz, các nhóm cải tiến tập trung, hội thảo kaizen, v.v.) được dẫn dắt bởi các chuyên gia hỗ trợ để tạo ra một cải tiến thay đổi trong một khoảng thời gian ngắn, thường là để đối phó với khủng hoảng trong một công ty thay vì một nhu cầu liên tục cải thiện các quy trình của họ. Thông thường những sự kiện này chỉ là một sự kiện không có sự hỗ trợ hoặc thay đổi thực sự về văn hóa nên chúng nhanh chóng bị trôi vào quên lãng.

Hướng tiếp cận Kaizen theo kiểu phương Tây thường không được đánh giá cao bởi tính hiệu quả không được đảm bảo như Kaizen tại Nhật Bản. Tuy nhiên dù áp dụng toàn bộ hay một phẩn phương pháp Kaizen, nếu được sử dụng đúng đắn, các hoạt động sẽ vẫn phát huy hiệu quả và mang đến các cải thiện đáng kể cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Áp dụng lean trong sản xuất phong cách Đông và Tây

Kết

Người Nhật luôn đề cao sự ngăn nắp, gọn gàng cũng như ý thức tự giá, trách nhiệm của người lao động. Cảm hứng ấy được truyền chính xác vào triết lý 5S Kaizen, và biến nó trở thành hình  mẫu cho các doanh nghiệp từ mọi nơi, thậm chí từ các nước phương Tây học hỏi theo. Dẫu rằng, quan điểm về quản trị 5S Kaizen của hai nơi không giống nhau, nhưng họ đều hướng tới mục đích chung là nâng cao hiệu suất lao động và tạo môi trường làm việc lành mạnh cho người lao động.